BPM UII Selenggarakan Pelatihan Pengendalian Dokumen dan Keluhan Pelanggan

Pada minggu kedua bulan Februari 2015, Badan Penjaminan Mutu mengadakan kegiatan pelatihan Pengendalian Dokumen dan Pengendalian Keluhan Pelanggan. Pelatihan tersebut diselenggarakan di Ruang Sidang Utama Lantai 4 Gedung GBPH Prabuningrat yang diperuntukkan bagi para Kepala Divisi dan penanggung jawab pengendalian dokumen di Fakultas dan Universitas. Acara yang dimulai dari jam 09.00 tersebut dibuka oleh Kepala Badan Penjaminan Mutu Kariyam, S.Si, M.Si dan langsung dilanjutkan dengan penyampaian materi tentang Pengendalian Dokumen dan Pengendalian Keluhan oleh Dra. Indah Susantun, M.Si dan Tito Yuwono, ST, M.Sc secara bergantian. Pelatihan dibagi ke dalam dua sesi penyelenggaraan yakni jam 09.00 – 12.00 wib untuk para Kepala Divisi di Fakultas dan sesi siang jam 13.00 – 16.00 untuk Kepala Divisi atau penanggung jawab dokumen di lingkungan Direktorat dan Badan.

Penyelenggaraan pelatihan tersebut adalah untuk merefresh kembali para Kepala Divisi dan penanggung jawab dokumen terhadap prosedur dan mekanisme pengendalian dokumen dan pengendalian keluhan. Pengendalian dokumen dirasa perlu untuk digiatkan kembali mengingat pentingnya dan tingginya penggunaan dokumen di lingkungan UII.  Masih dalam lingkup pengendalian dokumen peserta juga direfresh kembali dengan materi yang terkait dengan dokumentasi penjaminan mutu serta kegunaan dari masing-masing jenis dokumen.  Berikutnya tentang pengendalian keluhan pelanggan juga disampaikan kembali bagaimana mengelola keluhan terhadap layanan sebuah unit. Keluhan sebaiknya disikapi secara positif karena bisa menjadi pengingat terhadap perlunya perbaikan yang terus menerus. Adanya keluhan dapat menjadikan suatu unit menjadi sensitive terhadap perlunya improvement layanan yang diberikan. Perlunya sebuah pengendalian dokumentasi terhadap pengelolaan keluhan dapat memberikan baseline untuk perbaikan layanan di masa yang akan dating . Untuk mengevaluasi suatu keluhan diperlukan analisis terhadap akar permasalahannya untuk kemudian baru ditentukan tindakan perbaikan dan pencegahannya.

Menjelang akhir setiap sesi diberikan kesempatan untuk tanya jawab bagi para peserta. Antusiasme peserta membuat masing-masing pemateri membatasi pertanyaan yang diajukan. Dengan diselenggarakannya kegiatan ini diharapkan dapat meningkatkan pemahaman bagi para Kepala Divisi dan penanggungjawab dokumen dalam implementasinya di unit masing-masing. (BS).