Tag Archive for: akreditasi

,

Penyamaan Persepsi Instrumen Akreditasi Program Studi 4.0

Siklus aktivitas Sistem Penjaminan MUtu (SPM) UII yaitu Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan (PPEPP) Standar, di bulan Agustus ini berada pada tahapan Evaluasi Pelaksanaan Standar UII  yang dilaksanakan dalam bentuk Audit Mutu Internal untuk periode tahun akademik 2019/2020.

Peningkatan Standar SPM  UII secara terus menerus dilakukan, dan pada 2 Mei 2016 melalui Peraturan Yayasan Badan Wakaf telah ditetapkan Kebijakan SPM UII yang meliputi sepuluh bidang penjaminan mutu, yaitu Management Organization and Human Resources (M), Education (E), Research (R), Community Services (C), Yield of Services (Y), Output (O), Governance (G), Outcome and Cooperation (O), dan Da’wa Islamiah (D), dengan akronim MERCY OF GOD.  Materi evaluasi atas pelaksanaan Standar UII MERCY OF GOD disusun dengan memprioritaskan pada pemenuhan kebutuhan internal dan memenuhi persyaratan eksternal terkait penyelenggaraan pendidikan.  Sasaran mutu yang tertuang dalam Renstra UII 2018-2022, dan beberapa bagian dari tugas wewenang, termasuk dalam prioritas kebutuhan internal yang dievaluasi.  Khusus untuk penjaminan mutu bidang akademik dalam Standar UII MERCY OF GOD yang menjadi prioritas materi evaluasi adalah terkait dengan Instrumen Akreditasi Program Studi (IAPS).  Dokumen IAPS versi 4.0 yang secara resmi dikeluarkan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) pada Oktober 2019, terdiri atas sembilan kriteria.  Kriteria satu adalah Visi, Misi, Tujuan, dan Sasaran, kriteria dua tentang Tata Pamong, Tata Kelola, dan Kerjasama, kriteria tiga tentang Mahasiswa, kriteria empat tentang Sumber Daya Manusia, kriteria lima tentang Keuangan, Sarana dan Prasarana, kriteria enam tentang Pendidikan, kriteria tujuh tentang Penelitian, kriteria delapan tentang Pengabdian kepada Masyarakat, dan kriteria sembilan tentang Luaran dan Capaian Tridharma.  Materi AMI dari sembilan kriteria dalam IAPS ini, dipilih butir-butir strategis yang dinilai mempunyai risiko besar terhadap proses kegiatan di lingkungan UII.  Pemilihan butir evaluasi juga diselaraskan dengan tugas dan wewenang Auditi sebagai pimpinan unit.  Artinya butir AMI dalam IAPS disesuaikan dengan pihak-pihak yang bertanggungjawab di UII.  Sebagaimana disebutkan dalam dokumen penjelasan mekanisme akreditasi, bahwa Akreditasi Program Studi diusulkan oleh Unit Pengelola Program Studi (UPPS). Sesuai dengan dokumen statuta UII tahun 2017, dan memperhatikan struktur organisasi  serta pembagian tanggungjawab setiap pengemban amanah di lingkungan UII, maka sesuai SK Rektor Nomor: 977/SK-REK/SP-VIII/2019 tertanggal 30 Agustus 2019, diputuskan bahwa Fakultas sebagai Unit Pengelola Program Studi di lingkungan UII.  Dalam menjalan tugasnya, Fakultas dibantu oleh Jurusan.  Dua dokumen utama yang harus disampaikan dalam proses akreditasi adalah Laporan Kinerja Program Studi (LKPS) dan Laporan Evaluasi Diri (LED.  Pada IAPS 4.0 uraian atas LKPS dan LED dinilai secara terpadu.

Berdasarkan berbagai kebutuhan internal dan pemenuhan persyaratan eksternal, maka materi AMI 2020, disusun secara terpadu sesuai dengan tanggungjawab Ketua Program Studi, dan Dekan bersama Ketua Jurusan selaku penanggungjawab UPPS.  Hal ini tentu saja berlaku untuk unit utama penyelenggara akademik.  Sementara itu materi AMI untuk unit pendukung akademik, dikembangkan sesuai dengan Standar UII MERCY OF GOD yang menjadi tanggungjawab setiap unit pendukung akademik.

Mengawali rangkaian kegiatan AMI 2020, sekaligus untuk memperdalam pemahaman tentang IAPS 4.0 sebagai bagian materi AMI, maka pada tanggal 3 Agustus 2020 BPM menyelenggarakan diskusi terbatas tentang Penyamaan Persepsi  Instrumen Akreditasi Program Studi versi 4.0, dengan menghadirkan nara sumber dari anggota tim inti pengembang IAPS 4.0 sekaligus asesor BAN-PT yaitu Bapak Dr. Suhanan, DEA.  Acara yang dibuka secara resmi oleh Bapak Rektor UII ini, diikuti oleh seluruh pengemban amanah di lingkungan UII mulai dari Pimpinan Universitas, Pimpinan Fakultas, Pimpinan Jurusan, Pimpinan Program Studi, Pengendali Sistem Mutu Fakultas dan Jurusan/Prodi, dan Auditor AMI 2020. Hasil diskusi memberikan beberapa kesamaan persepsi diantaranya bahwa langkah UII dengan menempatkan Fakultas sebagai UPPS sudah dinilai tepat, dan Program Studi harus mempunyai visi keilmuan.  Syarat perlu untuk terakreditasi, dan syarat cukup untuk peringkat akrediasi, perlu menjadi perhatian utama.  Informasi penting lain yang diperoleh bahwa perpanjangan otomatis peringkat akreditasi hanya berlaku satu kali, dan untuk proses lebih lanjut akan disediakan Instrumen Pemantauan oleh BAN-PT.  Dosen Tetap Perguruan Tinggi yang ditugaskan sebagai pengampu mata kuliah dengan bidang keahlian yang sesuai dengan kompetensi inti program studi yang diakreditasi atau disingkat dengan DTPS menjadi bagian penting yang perlu mendapatkan perhatian segenap pimpinan di lingkungan UII.  Identifikasi DTPS perlu dipetakan kembali secara komprehensif lintas Prodi ataupun lintas UPPS, dan sinergi ini tentu diharapkan dapat memberikan manfaat lebih pada peningkatan kualitas penyelenggaraan pembelajaran di lingkungan UII.

 

Asesmen Lapangan Secara Daring untuk Akreditasi Prodi

Awal Juni 2020 Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) mengeluarkan Panduan Asesmen Lapangan (AL) secara Daring untuk Akreditasi Perguruan Tinggi dan Akreditasi Program Studi.  Langkah ini ditempuh, dikarenakan kunjungan Asesor BAN-PT ke Perguruan Tinggi tidak dapat dilakukan selama masa pandemi Corona Virus Disease – 2019 (COVID-19).

Program Studi Statistika adalah salah satu Program Studi yang berkesempatan mengikuti AL daring Batch I, sebagai rangkaian atas usulan reakreditasi Prodi Statistika yang diusulkan menjelang awal tahun 2019.

Garis besar alur kegiatan AL daring yang berkaitan langsung dengan Perguruan Tinggi adalah sebagai berikut:

Tahap:  Pra-Asesmen Lapangan

  1. Dewan Eksekutif BAN-PT menyampaikan penawaran dan meminta persetujuan pelaksanaan AL daring ke Perguruan Tinggi. Surat ini disampaikan melalui Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi Online (SAPTO).  Pada tahap ini untuk Prodi Statistika surat tertanggal 18 Juni 2020 diterima dalam SAPTO tanggal 19 Juni 2020.
  2. Perguruan Tinggi menyampaikan persetujuan pelaksanaan AL daring ke BAN-PT. Untuk tahap ini pada tanggal 22 Juni Rektor UII melakukan pengisian google form terkait pernyataan kesediaan dan kesiapan untuk mengikuti AL daring. Dalam hal ini  apabila suatu Perguruan Tinggi belum siap atau tidak bersedia dilakukan AL daring, maka pada isian google form, PT dapat memilih pernyataan “dengan ini menyatakan tidak bersedia dilakukan AL daring”
  3. Dewan Eksekutif BAN-PT menyampaikan pemberitahuan pelaksanaan asesmen lapangan ke Perguruan Tinggi setelah sebelumnya mendapatkan persetujuan dari Asesor. Pada prakteknya untuk Prodi Statistika, informasi ini telah dituliskan dalam surat penawaran.
  4. Perguruan Tinggi menerima penjelasan terkait pelaksanaan AL daring. Untuk Batch I, kegiatan dilaksanakan tanggal 27 Juni 2020 dengan total peserta 34 Prodi untuk berbagai jenjang, dimana setiap Prodi dibatasi untuk dua peserta yaitu satu orang perwakilan Program Studi dan satu orang perwakilan dari Sistem Penjaminan Mutu.
  5. Perguruan Tinggi menyiapkan dan megunggah semua data dukung akreditasi ke google drive dan menyampaikan nomor kontak Person in Charge (PiC) kegiatan asesmen lapangan ke Asesor
  6. Perguruan Tinggi menyampaikan link akses google drive ke Asesor. Sesuai arahan BAN-PT pada saat penjelasan pelaksanaan AL daring, maka Prodi Statistika melakukan video conference untuk konsolidasi Pra-Asesmen Lapangan dengan Tim Asesor terkait detail susunan aktivitas acara pelaksanaan AL daring.  Pada koordinasi awal ini Prodi Statistika juga menyampaikan secara langsung link akses google drive yang berisi seluruh data dukung akreditasi termasuk video tentang fasilitas di Program Studi dan Fakultas.
  7. Perguruan Tinggi (jika perlu) menyiapkan data/informasi yang diperlukan asesor sesuai daftar butir yang akan diklarifikasi Asesor ke PT melalui PiC.

 

Tahap:  Asesmen Lapangan

  1. Asesor melakukan asesmen lapangan sesuai jadwal yang telah disepakati. Pelaksanaan AL daring dilakukan dengan media aplikasi zoom yang disiapkan oleh BAN-PT dengan Asesor sebagai host, dan pada keadaan tertentu PiC dan/ataupun anggota tim akreditasi dapat meminta dijadikan co-host. Pelaksanaan AL daring dimulai dengan agenda pembukaan yang menghadirkan Pimpinan Universitas (Rektor dan Wakil Rektor). Ketua Yayasan Badan Wakaf, Dekan, Wakil Dekan, beberapa Kepala Badan dan Direktur, dan seluruh Ketua Prodi di lingkungan Fakultas. Rangkaian acara pembukaan, sebagaimana pelaksanaan  visitasi akreditasi offline.  Pelaksanaan AL daring dari satu kegiatan ke kegiatan yang lain sangat padat dan ketat.
  2. Asesor membuat Berita Acara AL sesuai format instrumen yang digunakan, dan membuat draft laporan akreditasi untuk disampaikan ke Perguruan Tinggi.
  3. Perguruan Tinggi menyampaikan tanggapan atas draft laporan akreditasi ke Asesor, dan setelah ada kesepakatan antara Asesor dan Perguruan Tinggi, maka dilakukan penandatanganan berita acara AL daring.

 

Tahap validasi dan penetapan hasil akreditasi merupakan tahapan AL daring yang dilakukan oleh BAN PT. Dewan Eksekutif akan menerbitkan Surat Keputusan tentang Peringkat Akreditasi  untuk selanjutnya akan disampaikan ke Perguruan Tinggi.  Alhamdulillah, atas ijin Allah Swt, satu pekan sejak AL Daring di Prodi Statistika dengan Asesor Bapak Dr. Anang Kurnia, M.Si dan Bapak Yudhie Andriyana, M.Sc, Ph.D,  telah disampaikan melalui SAPTO bahwa Prodi Statistika UII mendapatkan Peringkat A.

Dari rangkaian AL daring di Prodi Statistika, maka beberapa praktik baik yang dapat diambil diantaranya:

  1. Sesi pertemuan dengan alumni, pengguna, dan orangtua mahasiswa, maka dengan jumlah yang lebih banyak Prodi dapat menghadirkan alumni dari berbagai negara dan berbagai wilayah di Indonesia, pengguna alumni dapat dihadirkan dari berbagai sector dan wilayah, serta orang tua mahasiswa dari berbagai pulau.  Sehingga sesi ini menjadi sarat makna, penuh keberagaman, sangat efektif, dan efisien dalam pembiayaan.
  2. Penyampaian bukti dokumen dilakukan dalam bentuk softfile, sehingga lebih focus pada bukti yang akan ditunjukkan serta bisa multi dokumen ataupun membuka link dalam system dalam satu layar, sehingga efektif, efisien, dan kembali hemat pembiayaan.
  • Kunjungan fasilitas yang digantikan dengan penyampaian video fasilitas, menjadi peluang untuk mengeksplorasi secara detail dan jangkauan yang lebih luas tentang berbagai fasilitas yang dapat dimanfaatkan mahasiswa, termasuk fasilitas di luar kampus terpadu yang selama ini tidak terjangkau.

Secara umum tidak ada kendala berarti selama proses pelaksanaan AL daring, kecuali pernah ada suara yang menggema dikarenakan “terpaksa” ada sedikit ruang memerlukan sinergi lebih dari satu anggota tim akreditasi.

MERCY OF GOD : Sebuah Refleksi Penjaminan Mutu UII

Tahun 2015 adalah awal implementasi Masyarakat Ekonomi Asean (MEA) yang menjamin keberlangsungan sirkulasi bebas dalam hal foods, services, investment, capital,  dan skilled labour.  Dua bidang yang sangat erat dengan dunia pendidikan dan berpotensi mempengaruhi sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi yaitu services dan skilled labour. Sementara itu, sejumlah regulasi pemerintah yang dikeluarkan tahun 2014 dan dipastikan mempengaruhi Sistem Penjaminan Mutu diantaranya yaitu Permendikbud Nomor 49 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN Dikti), Permendikbud Nomor 50 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPM Dikti), dan Permendikbud Nomor 87 yang mengatur tentang Sistem Akreditasi Nasional (SAN) untuk program studi dan institusi.

Bagaimana dan apa pilihan UII dalam menyambut dan menyikapi berbagai tantangan tersebut?  Badan Penjaminan Mutu (BPM) sesuai dengan fungsi dan peran keberadaannya, saat ini sedang merancang ulang model SPM dan mengembangkan perangkat dokumen SPM yang sudah ada.  Aktifitas peningkatan kualitas perangkat dokumen sistem, salah satunya dilakukan dengan mensinkronkan dokumen sistem yang sudah dimiliki dengan dokumen sistem yang dipersyaratkan untuk penjaminan mutu pendidikan tinggi, setidaknya setara dengan penjaminan mutu pendidikan tinggi di tingkat regional Asean.  Tiga komponen utama SN Dikti adalah Standar Pendidikan, Standar Penelitian, dan Standar Pengabdian Kepada Masyarakat, yang masing-masing diuraikan dalam delapan ruang lingkup. Sejauh ini dokumen sistem yang dimiliki UII sudah mencakup dan melebihi tiga komponen standar utama sebagaimana dipersyaratkan dalam SN Dikti, baik dalam bentuk dokumen peraturan akademik ataupun tertuang dalam standar dan prosedur mutu.

Proses pengembangan dan peningkatan Standar Mutu Pendidikan Tinggi yang sesuai dan khas bagi UII, saat ini masih terbuka untuk dikritisi, dan baru pada tahap mengidentifikasi sepuluh standar utama yaitu, (1) Standar Manajemen Organisasi (Managerial/M), (2) Standar Pendidikan (Education/E), (3) Standar Penelitian (Research/R), (4) Standar Pengabdian Kepada Masyarakat (Community/C), (5) Standar Dakwah Islamiyah (Y), (6) Standar Lulusan (Output/O), (7) Standar Umpan Balik (Feedback/F), (8) Standar Tata Kelola (Governance/G), (9) Standar Hasil (Outcome/O), dan (10) Standar Kepuasan Stakeholder (D).  Untuk memudahkan dalam mengingat, maka sepuluh Standar Mutu UII yang sedang disusun ulang ini akan disingkat dengan MERCY OF GOD.  Setiap standar utama ini memilki beberapa ruang lingkup, dan setiap ruang lingkup akan diuraikan menjadi suatu rangkaian proses kegiatan yang dilengkapi dengan kriteria minimal yang harus dicapai oleh penanggungjawab serta unit pelaksana proses kegiatan.  Pemikiran cemerlang dari seluruh unit sangat diharapkan untuk mengisi, mempertajam, membumikan, dan memberikan warna indah pada rangkaian proses kegiatan SPM ini, dengan muara pada kenyamanan mengimplementasikan sistem manajemen mutu yang telah disepakati bersama.  Berbagai aspek yang dihasilkan dari evaluasi, pencermatan, analisis, ataupun dari pengamatan, dapat ditambahkan dalam rincian setiap ruang lingkup standar.  Dimensi mutu yang bervariasi dan dinilai tidak lagi sesuai dengan kondisi saat ini atau bahkan tidak sesuai hingga beberapa periode ke depan atau dinilai telah menyimpang implementasinya dari cita-cita luhur UII, sangat terbuka lebar diberikan solusi dan diperbaiki untuk didaftarkan dalam untaian standar mutu yang perlu dikawal.

Penyajian standar mutu yang sederhana (simple) agar mudah dipahami dan diterapkan, kegiatan mutu yang lebih cepat dalam mencapai tujuan (faster), dan parameter mutu yang lebih baik dalam memberikan hasil (better), diharapkan akan membahagiakan bagi pelakunya.  Disamping standar mutu yang simple, faster, dan better, maka standar mutu juga diupayakan komprehensif, handal, dan tangguh terhadap perubahan eksternal yang demikian dinamis dan cepat. Pemenuhan bahkan pelampauan atas Standar Mutu inilah yang dipersyaratkan dalam SAN, SPM Dikti maupun SN Dikti, ketika Prodi ataupun Institusi mau melakukan suatu akreditasi.  Tentu bukan semata karena tuntutan eksternal sebuah sistem mutu harus diperkuat, melainkan justru komitmen untuk senantiasa meningkatkan budaya mutu di seluruh unit sesuai dengan fungsi dan peran keberadaan unit tersebut jauh lebih bermakna.

Mengawal dan menjamin implementasi sistem manajemen mutu di lebih dari 200 unit, merupakan salah satu fungsi keberadaan Badan Penjaminan Mutu UII.   Komitmen tinggi dari setiap pemegang amanah dengan sinergi dan dukungan kuat dari seluruh hamba Allah yang bekerja tulus di UII semata untuk beribadah, merupakan salah satu kunci keberhasilan implementasi Sistem Manajemen Mutu.  Insya Allah setiap kita dapat berkontribusi positif dalam turut mewujudkan UII sebagai rahmatan lil’alamin.

Allah SWT tidak membebani seseorang, melainkan sesuai dengan kesanggupannya.  Semoga hari ini lebih baik dari hari kemarin, dan semoga hari esok lebih baik dari hari ini, aamiin.