Siklus aktivitas Sistem Penjaminan Mutu UII Pengendalian atas pelaksanaan standar UII, salah satunya dilakukan melalui Rapat Tinjauan Manajemen (RTM).  Sebagaimana tertuang dalam Dokumen Sistem Mutu, yaitu PM-UII-01 tentang Tinjauan Manajemen, RTM adalah suatu rapat evaluasi/pembahasan/penjelasan formal yang dilakukan oleh jajaran manajemen (bukan ad hoc) atau yang bersifat khusus (senat) baik di tingkat universitas maupun fakultas dalam selang waktu yang terencana.  Jajaran Manajemen Universitas terdiri atas Rektor dan Wakil Rektor, Dekan dan Wakil Dekan, Ketua Jurusan, Ketua Program Studi, Kepala Badan, Direktur, dan Kepala Laboratorium Terpadu.  Jajaran Manajemen Fakultas terdiri atas Dekan dan Wakil Dekan, Ketua dan Sekretaris Jurusan, Ketua dan Sekretaris Program Studi, Ketua Departemen, Koordinator dan Kepala Laboratorium, Kepala Pusat Studi, dan Kepala Divisi.

 

RTM dapat dilaksanakan untuk seluruh unit, sebagian unit, atau di internal unit yang bersangkutan, atau di luar unit yang bersifat khusus (senat), baik di tingkat universitas maupun fakultas.  Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) terdiri dari Rapat Tinjauan Manajemen Sistem Penjaminan Mutu Universitas (RTMSPMU), Rapat Tinjauan Manajemen Sistem Penjaminan Mutu Fakultas (RTMSPMF), Rapat Tinjauan Manajemen Senat Universitas (RTMSU), Rapat Tinjauan Manajemen Senat Fakultas (RTMSF), Rapat Tinjauan Manajemen Unit Universitas (RTMUU), dan Rapat Tinjauan Manajemen Unit Fakultas (RTMUF). Materi dan pokok bahasan dalam suatu RTM dapat meliputi, (a) tindak lanjut RTM yang lalu; (b) hasil monitoring implementasi SPM; (c) evaluasi kinerja proses/unit, pencapaian sasaran, rencana dan standar mutu; (d) Hasil Audit Mutu Internal (AMI); (e) hasil Audit Mutu Eksternal; (f) Renstra dan Renop; (g) penanganan tindakan pencegahan dan koreksi; (h) Rekomendasi untuk peningkatan perbaikan; (i) perubahan yang dapat mempengaruhi Sistem Penjaminan Mutu; (j) perubahan dan pengesahan dokumen SPM; (k) evaluasi umpan balik pelanggan; (l) peraturan-peraturan Universitas dan Fakultas; serta (m) reward dan sangsi pegawai dan mahasiswa.

 

Berkaitan dengan rangkaian kegiatan AMI tahun akademik 2019/2020, maka pada tanggal 11 dan 14 September 2020 telah diselenggarakan RTM SPMF yang membahas materi (a), (c), (d), (g), (h),  (i), dan (k).  Setelah RTM SPM di lingkungan fakultas berakhir, dilanjutkan dengan kegiatan RTM SPMU, yaitu RTM dalam rangka implementasi SPM yang berkaitan dengan Hasil Audit Mutu Internal Akademik dan Kinerja Unit.

 

Hasil AMI yang menjadi perhatian utama dalam RTM SPMU yang diselenggarakan pada hari Rabu, 16 September 2020, diantaranya adalah capaian Indikator Standar UII MERCY OF GOD khususnya terkait Sasaran Mutu, dan beberapa materi strategis yang berkaitan dengan Instrumen Suplemen Konversi (ISK).

Capaian umum sasaran mutu sebagai bagian dari indikator Standar UII MERCY OF GOD, adalah sebagaimana tertera pada tabel 1.  Terdapat 18 dari 33 atau 54,54% butir sasaran mutu yang telah sesuai dan melampaui target.  Penyesuaian dan pembiasaan sistem kerja dari rumah memerlukan cukup waktu untuk seluruh sivitas akademika untuk tetap berkualitas dalam berkarya, sehingga cukup wajar dengan capaian yang belum mencapai 100%.   Sementara itu, apabila dibandingkan dengan capaian tahun 2018/2019, maka terdapat kenaikan yang signifikan, yaitu 24 dari 33 atau 72,72% mengalami kenaikan capaian, satu butir sama, sedangkan 8 butir terjadi penurunan capaian.  Dapat disimpulkan bahwa secara umum telah terjadi  continuous quality improvement dan perlahan mutu menjadi budaya di lingkungan UII.

 

Tabel 1.  Capaian Indikator Standar UII MERCY OF GOD di Lingkungan UII Hasil AMI 2020