Evaluasi Pelaksanaan AMI 2024, dilaksanakan oleh BPM UII bersama Auditor Internal AMI 2024
Hari/tanggal: Rabbu, 6 November 2024
pukul: 13.00 – 15.00 WIB
tempat: Ruang Audio Visual Lantai 4 Gedung GBPH. Prabuningrat
peserta: Auditor Internal AMI 2024
Tag Archive for: AMI
Rapat Tinjauan Manajemen Sistem Penjaminan Mutu Universitas penyampaian hasil Audit Mutu Internal tahun 2024
Hari/tanggal: Kamis, 19 September 2024
pukul: 13.00 – 16.00 WIB
tempat: Zoom Meeting
peserta: Pimpinan Universitas, Kepala Badan, Direktur, Kepala Pusat Studi, Kepala Laboratorium, Dekan, Wakil Dekan, Ketua dan Sekretaris Jurusan, Ketua dan Sekretaris Program Studi, Auditor Internal AMI 2024, PSMF, PSMJ/PS
Yogyakarta, 14 Agustus 2024 – Universitas Islam Indonesia (UII) secara resmi membuka Audit Mutu Internal (AMI) untuk tahun akademik 2023/2024. Kegiatan ini menandai dimulainya serangkaian proses audit yang akan berlangsung hingga 13 September 2024. Pelaksanaan AMI periode 2024 masih dilaksanakan secara daring, sebagai wujud efisiensi serta efektivitas pelaksanaan AMI baik untuk BPM, Auditi serta Auditor.
Pada periode ini UII menugaskan 32 orang Auditor Internal untuk mengaudit 116 (seratus enam belas) auditi mulai dari pimpinan puncak yaitu Rektor dan Wakil Rektor, serta pimpinan unit seperti Kepala Badan, Sekretaris Eksekutif, Direktur, Kepala Pusat Studi, dan Laboratorium di unit Rektorat. Untuk lingkungan fakultas selaku Unit Pengelola Program Studi (UPPS), pimpinan yang diaudit adalah Dekan, Wakil Dekan dan Ketua Jurusan, dan Ketua Program Studi.
Dalam sambutannya, Rektor UII, Prof. Fathul Wahid, S.T., M.Sc., Ph.D., menekankan pentingnya memaknai AMI lebih dari sekadar ritual organisasi. Beliau mengajak seluruh civitas akademika untuk merefleksikan AMI sebagai sarana mendapatkan legitimasi dan endorsement, alat untuk memelihara stabilitas organisasi, penguatan identitas dan budaya organisasi, media untuk mewariskan struktur normatif dan kognitif, instrumen pengelolaan ketidakpastian dan konflik, ritual simbolik yang menunjukkan komitmen terhadap mutu.
“Saya mengajak Ibu/Bapak untuk melihat AMI tidak hanya sebagai bagian dari siklus PPEPP, tapi saya hari ini ingin mengajak Ibu/Bapak untuk melakukan refleksi lebih jauh karena dalam ritual organisasi seperti ini yang rutin kita lakukan, seringkali ketika tidak dimaknai lebih jauh, berulang terus menerus maka akan kelihatan kehilangan maknanya substansinya” ujar Fathul Wahid.
Dengan pemahaman yang lebih mendalam ini, diharapkan seluruh pihak dapat menjalankan proses AMI dengan sepenuh hati dan menyambut para auditor sebagai mitra dalam peningkatan kualitas institusi.
Jadwal Pelaksanaan
Visitasi lapangan dijadwalkan sebagai berikut:
- 28-30 Agustus: Unit di lingkungan Rektorat
- 2-4 September: Unit di lingkungan FTSP
- 3-4 September: Unit di lingkungan FH
- 4-6 September: Unit di lingkungan FBE
- 5-6 September: Unit di lingkungan FK
- 6-10 September: Unit di lingkungan FMIPA
- 9-10 September: Unit di lingkungan FPSB
- 10-12 September: Unit di lingkungan FTI
- 11-12 September: Unit di Lingkungan FIAI
- 13 September: Audit Rektor dan Wakil Rektor
Instrumen Audit
AMI tahun ini menggunakan instrumen UIIAMI yang mengacu pada indikator sasaran mutu, serta instrumen excel yang mengambil referensi dari berbagai lembaga akreditasi nasional seperti BANPT, LAM EMBA, LAMDIK, LAMTEK, LAMPTKES, LAMINFOKOM, ISO 17025, serta kriteria syarat unggul dan terakreditasi.
Dalam rangka meningkatkan semangat implementasi Sistem Penjaminan Mutu (SPM) di lingkungan Universitas Islam Indonesia, maka sejak tahun 2013 Badan Penjaminan Mutu (BPM) memberikan reward (penghargaan) kinerja dalam implementasi SPM.
Penyerahan penghargaan kinerja terbaik implementasi SPM periode tahun 2022 dilaksanakan pada acara Rapat Terbuka Senat dalam rangka Milad UII ke-80 tanggal 20 Februari 2023 di Auditorium KH. Abdul Kahar Mudzakkir UII.
Penilaian kinerja dalam implementasi SPM, dibagi ke dalam beberapa kategori yaitu (1) Fakultas Terbaik, (2) Jurusan Terbaik, (3) Jurusan/Prodi Terbaik, (4) Program Studi Sarjana dan Diploma Terbaik, (5) Program Studi Pasca Sarjana dan Profesi Terbaik, dan (6) Auditor AMI Terbaik.
Penilaian kinerja dalam implementasi SPM, didasarkan pada beberapa kriteria seperti hasil AMI, kelengkapan isian dokumen AMI, validasi terhadap dokumen SPM, dan juga mempertimbangkan beberapa aspek kritis yang dinilai strategis dalam SPM sebagaimana tertuang dalam borang AMI.
Berdasarkan kriteria diatas, maka penerima penghargaan implementasi SPM periode tahun 2022 adalah:
| No | Kategori Penghargaan | Penerima Penghargaan |
| 1. | Fakultas Terbaik | Fakultas Bisnis dan Ekonomika |
| 2. | Jurusan Terbaik | Jurusan Psikologi (FPSB) |
| 3. | Jurusan/Prodi Terbaik | Jurusan/Prodi Statistika (FMIPA) |
| 4. | Program Studi Program Sarjana dan Program Diploma Terbaik 1 | Kedokteran Program Sarjana (FK) |
| 5. | Program Studi Program Sarjana dan Program Diploma Terbaik 2 | Hukum Keluarga Program Sarjana (FIAI) |
| 6. | Program Studi Program Pascasarjana dan Program Profesi Terbaik | Manajemen Program Magister (FBE) |
| 7. | Auditor AMI Terbaik | Wahyudi Budi Pramono, S.T.,M.Eng |
Universitas Islam Indoensia (UII) secara konsisten telah serius mengembangkan budaya mutu sebagai ciri khas yang menonjol. Budaya mutu ini telah dimulai sejak tahun 1999, bahkan jauh sebelum pemerintah menginisiasinya lewat peraturan perundang-undangan terhitung pada tahun 2003. Sebagai wujud komitmen mempertahankan budaya mutu, UII melalui Badan Penjaminan Mutu (BPM) mengadakan Rapat Tinjauan Manajemen Sistem Penjamin Mutu Universitas (RTM SPMU) setiap tahunnya.
Sebagaimana tergambar dalam RTM SPMU yang berlangsung pada Selasa (18/12) di Ruang Audiovisual, Gedung Perpustakaan Moh. Hatta UII. Acara tersebut dihadiri segenap pimpinan UII, mulai dari rektor hingga wakil rektor, pimpinan fakultas, prodi, hingga direktorat serta kepala badan.
Rektor UII, Fathul Wahid, M.Sc., Ph.D dalam sambutannya mengatakan dalam ilmu sosiologi, evaluasi sistem penjaminan mutu merupakan salah satu cara untuk meningkatkan eksistensi organisasi. Untuk itu, meski berlangsung secara rutin, acara tersebut sangat penting dan perlu terus dipertahankan.
Ia juga menyitir sebuah hadis riwayat Ahmad yang berbunyi, “Selayaknya, orang yang berakal sehat memiliki empat waktu, yaitu waktu untuk bermunajat, waktu untuk bertafakur, waktu untuk bermuhasabah, dan waktu untuk memenuhi kebutuhan hidup”.
Evaluasi mutu termasuk dalam lingkup muhasabah. Berkaca dari hadis itu, ia berharap segenap pimpinan dan manajamen memahami kebutuhan untuk menjaga budaya mutu di lingkungan perguruan tinggi.
Sementara itu, Kepala BPM UII Kariyam, M.Si dalam pemaparannya menyampaikan hasil rekapitulasi yang dilakukan selama proses audit. Audit mutu internal yang dijalankan unitnya bertujuan memastikan seluruh proses sesuai prosedur dan seluruh output sudah berjalan sesuai dengan jadwal dan standar yang ditetapkan. Ia juga menyampaikan ungkapan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya atas sinergi antara auditee maupun auditor.
Dalam acara tersebut, para peserta juga diajak mengevaluasi capaian yang dirasa perlu untuk ditingkatkan. Hasil diskusi di antara peserta menjadi masukan berharga untuk melakukan tindakan perbaikan dari kekurangan yang ada. Sumber: uii.ac.id
Universitas Islam Indonesia (UII) melalui Badan Penjaminan Mutu (BPM) kembali melaksanakan kegiatan Audit Mutu Internal untuk tahun 2018 di tingkat universitas dan fakultas. Pelaksanaan audit ini dijadwalkan berlangsung dari 26 Oktober dan berakhir pada 6 November 2018.
Rektor UII, Fathul Wahid, S.T., M.Sc., Ph.D. menuturkan Audit Mutu Internal dapat dimaknai sebagai ritual untuk menjaga eksistensi. “Ritual ini akan menjadi tidak bermakna ketika hanya sekedar untuk menggugurkan kewajiban,” pesannya saat membuka pelaksanaan Audit Mutu Internal pada Jumat (26/10), di Gedung Prof Dr. Sardjito UII.
Disampaikan Fathul Wahid, pelaksanaan kegiatan ini hendaknya dapat dimanfaatkan dengan baik. Mengutip sebuah Hadits, Fathul Wahid menyinggung pentingnya meluangkan waktu untuk mengaudit diri. “Audit merupakan sesuatu yang kontekstual. Orang yang berakal harusnya sensitif dengan jamannya (kontektualisasi),” paparnya.
Sementara disampaikan Kepala Badan Penjaminan Mutu UII, Kariyam, S.Si., M.Si., saat ini siklus yang dilaksanakan telah memasuki pada tahapan evaluasi. “Kegiatan ini untuk memastikan bahwa seluruh proses yang dilakukan telah sesuai dengan prosedur. Seluruh output yang dicapai sesuai dengan standar yang telah disepakati,” ungkapnya.
Kariyam melanjutkan, kegiatan ini juga untuk memastikan seluruh kegiatan akademik dan non akademik telah berjalan dengan baik, serta untuk menemukan informasi dan fakta kaitannya dengan pengambilan keputusan. “Ruang lingkup audit sama dengan tahun sebelumnya, mengacu pada standar sistem penjaminan mutu UII MERCY OF GOD, yang telah diterapkan tiga tahun terakhir,” tandasnya.
Lebih lanjut Kariyam menuturkan, Audit Mutu Internal merupakan kebutuhan bagi setiap unit dan hendaknya tidak menjadi sebuah beban. Bila setiap hari, cara bekerja kita diorientasikan pada mutu, tentunya akan menjadi kebiasaan dan menjadi budaya mutu. “Konsep dalam Audit Mutu Internal adalah menemukan peluang perbaikan, juga menjadi pengawasan untuk menemukan sesuatu yang dapat diperbaiki,” jelasnya. Sumber: uii.ac.id
Keberlangsungan sistem penjaminan mutu yang mampu menjaga kualitas layanan pendidikan terus menjadi perhatian UII. Hal ini sebagaimana nampak dalam pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) bagi segenap unit yang ada di lingkungan UII, mulai dari tingkat universitas, fakultas, hingga program studi. Pembukaan AMI 2017 berlangsung di Auditorium FTSP UII pada Kamis (26/10) dan dihadiri oleh para pimpinan maupun perwakilan unit peserta audit. Badan Penjaminan Mutu (BPM) UII menjadi pihak penyelenggara acara sekaligus badan yang bertanggungjawab dalam menggelar AMI.
Rektor UII, Nandang Sutrisno, SH., LLM., M.Hum.,Ph.D yang hadir pada kesempatan tersebut mengatakan meski AMI merupakan program yang diselenggarakan secara rutin namun esensi kegiatan ini sangat penting bagi UII. Menurutnya, sistem penjaminan mutu telah menjadi budaya yang diinternalisasi di UII sejak lama. Oleh karena itu, ia meminta segenap unit di UII tetap antusias mengikuti dan mempersiapkan diri dalam AMI 2017.
“Ada unit yang meminta pengunduran waktu AMI karena akan diakreditasi. Saya rasa dengan adanya AMI justru dapat membantu sebagai pemanasan menjelang akreditasi. Kami pimpinan pun dengan senang hati akan mengikuti audit”, ujar Nandang Sutrisno. Pasca audit, ia berharap akan ada evaluasi, perbaikan, dan tindak lanjut yang dapat mempertahankan kemajuan UII.
Kepala BPM UII, Kariyam, M.Si menghimbau AMI hendaknya menjadi komitmen bagi para pimpinan di unit-unit UII. “AMI merupakan kebutuhan pimpinan dan senantiasa terus dilakukan untuk melahirkan budaya mutu yang kontinyu”, katanya.
Selanjutnya ia sedikit menyinggung konsep dalam pelaksanaan AMI. Yang pertama yakni sebagai momen menemukan peluang perbaikan, menjadi supervisi/pengawasan dalam menentukan analisis penyebab ketidaksesuaian, rencana perbaikan, serta pencegahan. Para auditor yang diterjunkan pun telah melalui seleksi dan pelatihan intensif oleh tim BPM UII. (Sumber: uii.ac.id)
Wakil Rektor I Universitas Islam Indonesia (UII), Dr. Ing. Ir. Ilya Fadjar Maharika, MA., IAI. mengajak segenap pimpinan di lingkungan UII untuk dapat mencermati kembali definisi dari kualitas standar mutu perguruan tinggi. Menurutnya, kualitas bukan sekedar dimaknai dalam definisi yang abstrak, namun bagaimana mendefinisikannya susuai standar pemerintah dan memahami apa tujuan dari standar tersebut.
Disampaikan Dr. Ing. Ilya Fadjar Maharika, saat membuka Audit Mutu Internal (AMI) UII Periode 2016, di Gedung Prof. Dr. Sardjito, Jum’at (16/12), standar pemerintah melalui Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi (SPMI PT) saat ini direspon UII melalui pengembangan standar mutu Mercy of God. Standar baru UII ini lebih dari standar nasional, bahkan beberapa di antaranya telah menerapkan standar internasional.
”Jadi kiranya wajar bila saat audit nanti masih terdapat temuan atau ketidaksesuaian oleh auditor. Hal ini yang justru kemudian dipahami perlunya upaya perbaikan,” tutur Dr. Ing. Ilya Fadjar Maharika di hadapan Pimpinan Fakultas, Program Studi, Pengelola Program, Kepala Badan dan Direktur di lingkungan UII.
Selain itu disampaikan Dr. Ing. Ilya Fadjar Maharika, mendefinisikan kualitas hendaknya tidak sekedar melihat standar saja, tetapi juga perlu memahami apa tujuan dari standar tersebut. Apakah quality yang kita bangun sudah dapat membahagiakan kita di dunia dan di akherat kelak. Menurutnya, dengan hal ini kualitas akan menjadi sangat personal, dimana perhatian tidak hanya tertuju pada borang. “Tetapi bagaimana kita mempunyai kewajiban untuk membina, mendidik dan melayani,” tuturnya.
Lebih lanjut disampaikan Dr. Ing. Ilya Fadjar Maharika, diselenggarakannya AMI UII Periode 2016 juga bukan sekedar menerapkan upaya standar baru, tetapi bagaimana menemukan potensi, baik itu kekuatan maupun kelemahan dari kita. Hendaknya hal ini dapat direspon sebagai perbaikan menyeluruh, dunia dan akherat. “Jangan hanya menjadi alat atau instrumen, karena kita tidak akan mendapatkan lompatan yang signifikan,” paparnya.
Sementara disampaikan Kepala Badan Penjaminan Mutu UII, Kariyam, S.Si, M.Si., konsep dalam AMI UII antara lain yakni menemukan peluang perbaikan. Selain itu juga menjadi pengawasan dalam menentukan analisis penyebab ketidaksesuaian rencana perbaikan dan atau rencana pencegahan. AMI juga digunakan sebagai mitra auditee (pimpinan unit) dalam peningkatkan sistem dan standar mutu. (sumber: www.uii.ac.id)