Tingkatkan Pemahaman Sistem Penjaminan Mutu, BPM Selenggarakan Pelatihan SPM untuk Empat Unit di Lingkungan Rektorat

Foto Pelatihan 4 UnitHari Kamis 26 Februari 2015 bertempat di ruang siding BPM Gedung GBPH Prabuningrat,  BPM melaksanakan  pelatihan implementasi, penyusunan dan pengendalian dokumen system penjaminan mutu untuk empat unit di lingkungan Rektorat. Keempat unit tersebut terdiri dari Direktorat Pemasaran Kerjasama dan Alumni, Direktorat Pengembangan Bakat, Minat dan Kesejahteraan Mahasiswa, Direktorat Sarana Prasarana dan Badan Sistem Informasi. Pelaksanaan pelatihan ini merupakan respon dari permintaan pelatihan dari unit-unit tersebut. Pelatihan yang dimulai pukul 08.30 wib  tersebut  dipandu oleh Dr. Sefriani, SH, M.Hum, Dra. Indah Susantun, M.Si.  dan Tito Yuwono, ST, M.Sc. dengan format diskusi interaktif.

Pelaksanaan pelatihan untuk unit-unit Direktorat dan Badan ini merupakan salah satu strategi untuk lebih mendekatkan hubungan dengan level unit operasional guna lebih menanamkan kesadaran  implementasi system penjaminan  mutu di tingkat unit.  Dalam diskusi tersebut, masing-masing unit membawa dokumen penjaminan mutu yang dimilikinya sehingga masing-masing perwakilan dapat menyampaikan sejauh mana implementasi dokumen tersebut berikut berbagai macam kendalanya. Dengan demikian BPM dapat mengetahui secara langsung kondisi di lapangan yang nantinya akan menjadi masukan dalam mengawal implementasi SPM di tingkat unit operasional.

Sebagai tambahan materi, juga disampaikan kepada para peserta tentang bagaimana menangani keluhan yang tertuju ke unitnya. Sesi pembahasan tentang penanganan keluhan mendapatkan respon yang paling antusias dari masing-masing peserta sehingga tanya jawab dan diskusi tentang hal tersebut cukup ramai. Dalam diskusi tersebut juga dapat menjaring berbagai macam karakteristik keluhan sehingga hal ini juga memberikan masukan nilai positif bagi BPM sendiri.

Harapan dari pelaksanaan pelatihan ini adalah adanya peningkatan pemahaman tentang bagaimana implementasi dan pengendalian dokumen SPM serta bagaimana setiap unit mampu mengelola mekanisme penanganan keluhan pelanggan. Harapan lain dari pelatihan ini nantinya dapat meningkatkan skor Audit Mutu Internal (AMI) untuk masing-masing unit tersebut. Dan kedepan akan direncanakan untuk dapat menyelenggarakan pelatihan dan diskusi SPM bagi unit-unit yang lain secara bergiliran dan terjadwal.

BPM UII Selenggarakan Pelatihan Pengendalian Dokumen dan Keluhan Pelanggan

IMG_1833Pada minggu kedua bulan Februari 2015, Badan Penjaminan Mutu mengadakan kegiatan pelatihan Pengendalian Dokumen dan Pengendalian Keluhan Pelanggan. Pelatihan tersebut diselenggarakan di Ruang Sidang Utama Lantai 4 Gedung GBPH Prabuningrat yang diperuntukkan bagi para Kepala Divisi dan penanggung jawab pengendalian dokumen di Fakultas dan Universitas. Acara yang dimulai dari jam 09.00 tersebut dibuka oleh Kepala Badan Penjaminan Mutu Kariyam, S.Si, M.Si dan langsung dilanjutkan dengan penyampaian materi tentang Pengendalian Dokumen dan Pengendalian Keluhan oleh Dra. Indah Susantun, M.Si dan Tito Yuwono, ST, M.Sc secara bergantian. Pelatihan dibagi ke dalam dua sesi penyelenggaraan yakni jam 09.00 – 12.00 wib untuk para Kepala Divisi di Fakultas dan sesi siang jam 13.00 – 16.00 untuk Kepala Divisi atau penanggung jawab dokumen di lingkungan Direktorat dan Badan.

Penyelenggaraan pelatihan tersebut adalah untuk merefresh kembali para Kepala Divisi dan penanggung jawab dokumen terhadap prosedur dan mekanisme pengendalian dokumen dan pengendalian keluhan. Pengendalian dokumen dirasa perlu untuk digiatkan kembali mengingat pentingnya dan tingginya penggunaan dokumen di lingkungan UII.  Masih dalam lingkup pengendalian dokumen peserta juga direfresh kembali dengan materi yang terkait dengan dokumentasi penjaminan mutu serta kegunaan dari masing-masing jenis dokumen.  Berikutnya tentang pengendalian keluhan pelanggan juga disampaikan kembali bagaimana mengelola keluhan terhadap layanan sebuah unit. Keluhan sebaiknya disikapi secara positif karena bisa menjadi pengingat terhadap perlunya perbaikan yang terus menerus. Adanya keluhan dapat menjadikan suatu unit menjadi sensitive terhadap perlunya improvement layanan yang diberikan. Perlunya sebuah pengendalian dokumentasi terhadap pengelolaan keluhan dapat memberikan baseline untuk perbaikan layanan di masa yang akan dating . Untuk mengevaluasi suatu keluhan diperlukan analisis terhadap akar permasalahannya untuk kemudian baru ditentukan tindakan perbaikan dan pencegahannya.

Menjelang akhir setiap sesi diberikan kesempatan untuk tanya jawab bagi para peserta. Antusiasme peserta membuat masing-masing pemateri membatasi pertanyaan yang diajukan. Dengan diselenggarakannya kegiatan ini diharapkan dapat meningkatkan pemahaman bagi para Kepala Divisi dan penanggungjawab dokumen dalam implementasinya di unit masing-masing. (BS).