Dalam rangka peningkatan kualitas Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), BPM UII akan mengadakan acara “Induksi SPMI Bagi Pengendali Sistem Mutu (PSM) dan Sekretaris Program Studi di lingkungan Universitas Islam Indonesia.
Acara tersebut akan dilaksanakan pada Jum’at, 7 Oktober 2016 Pukul 08.00-selesai, bertempat di Gedung Prof. Sardjito, Lantai 2, Kampus Terpadu Universitas Islam Indonesia.
Badan Penjaminan Mutu UII terus berupaya untuk mengawal UII dalam mengembangkan dan meningkatkan kualitasnya terutama pada penyusunan standar UII Mercy of God. Mercy of God merupakan akronim dari berbagai aspek yang akan menjadi Standar UII, aspek-aspek tersebut adalah M (Management Organization), E (Education), R (Research), C (Community Service), Y (Yield of Service), O (Output), F (Facilities), G (Governance), O (Outcome & Cooperation) dan D (Dakwah Islamiyah).
Dalam upaya pengawalan terhadap standar UII tersebut, BPM UII melakukan kunjungan studi banding ke Universitas Islam Negeri (UIN) Maulana Malik Ibrahim Malang terkait dengan pengintegrasian nilai-nilai Keislaman dalam Sistem Penjaminan Mutu dan Universitas Brawijaya Malang terkait dengan benchmarking praktik baik di bidang Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi pada Jum’at (2/9).
Dalam kunjungan ke UIN Malang, rombongan BPM UII yang terdiri dari 7 orang peserta dipimpin oleh Kepala BPM UII, Kariyam, S.Si, M.Si, disambut oleh Wakil Rektor II, Dr. H. Sugeng Listiyo Prabowo, M. Pd di ruang Rektor UIN Malang. Disampaikan Wakil Rektor II UIN Malang bahwa antara UII dan UIN Malang telah terjalin hubungan yang erat. “Kita dulu pernah ke UII belajar Penjaminan Mutu, sekarang UII yang berkunjung ke UIN. Kita sama-sama sharing” ujarnya.
Sementara, Kariyam, S.Si, M.Si selaku Kepala BPM UII mengatakan tujuan pihaknya ke UIN Malang ingin mengetahui bagaimana pengintegrasian nilai-nilai Keislaman dalam Sistem Penjaminan Mutu di UIN Malang. Hal ini kemudian ditanggapi dengan presentasi tentang standar kurikulum Ulul Albab Berbasis KKNI oleh Dr. Abdul Malik Karim A., M.PdI dan didampingi oleh Rosihan Aslihudin, S.Sos, MAB, Lembaga Penjaminan Mutu UIN Malang.
Ciri utama dari sosok Ulul Albab yaitu memiliki kekokohan akidah dan kedalaman spiritual, memiliki komitmen terhadap akhlak yang mulia, memiliki keluasan ilmu, dan memiliki kematangan profesional.
Selesai dari UIN Malang, rombongan BPM UII melanjutkan kunjungannya ke Universitas Brawijaya (UB) Malang. Rombongan BPM UII diterima oleh Ketua Pusat Jaminan Mutu UB, Ir. Achmad Wicaksono, M.Eng, Ph.D, Kabid Monev PHK, Prof. Dr. Ir. Hartutik, M.P, anggota Monev PHK, Nila Firdausi Nuzula, S.Sos, M.Si, Ph.D, anggota bidang SPMI, Dr. Shinta Hadiyantina, SH, MH.
Dalam presentasinya, Ketua Pusat Jaminan Mutu UB Malang menyampaikan bahwa sistem penjaminan mutu yang ditetapkan di UB Malang adalah sistem blanded (campuran). Standar mutu UB Malang mengacu pada Peraturan Menteri Ristek Dikti No. 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi, dan standar mutu berbasis Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT).
Pernyataan Mutu dan Kebijakan Mutu merupakan perangkat dokumen yang diperlukan untuk pengelolaan Sistem Penjaminan Mutu. Pernyataan Mutu dan Kebijakan Mutu UII baik Kebijakan Mutu Akademik maupun Kebijakan Mutu Non Akademik sebagaimana tertuang dalam Kebijakan SPM UII 2016 telah disahkan oleh Pengurus Yayasan Badan Wakaf UII berdasarkan Peraturan Pengurus Yayasan Badan Wakaf UII No. 04.a Tahun 2016 tentang Kebijakan SPM UII, tertanggal 2 Mei 2016.
Pernyataan Mutu UII ditetapkan adalah sebagai berikut:
Kebijakan mutu adalah suatu dokumen yang berisi pernyataan tentang kebijakan dasar dalam pengelolaan UII yang mencakup bidang akademik antara lain pendidikan dan pengajaran, penelitian, pengabdian masyarakat, dan dakwah Islamiyah (Catur Darma), dan kompetensi lulusan yang akan dicapai, serta kebijakan non akademik antara lain mencakup manajemen organisasi UII, pelayanan, fasilitas, SDM, pembiayaan, dan kerjasama.
Kebijakan mutu akademik UII ditetapkan sebagai berikut:
Kebijakan mutu non akademik UII ditetapkan sebagai berikut:
Universitas Islam Indonesia (UII) dinilai layak mempertahankan sertifikat ISO 9001:2008 oleh TUVRheinland, lembaga audit internasional yang berpusat di Jerman. Ketua Tim Auditor TUV Rheinland Erfi Ilyas menyampaikan hasil penilaian Tim Auditor tersebut dalam acara penutupan Audit Ekternal dari TUVRheinland pada Jumat (29/7) sore di Gedung kuliah Umum Prof. Dr. Sardjito, Kampus Terpadu UII.
Ia menjelaskan bahwa UII berhak untuk tetap menggunakan sertifikat ISO 9001 : 2008 sesuai hasil review yang meliputi sistem manajemen mutu di seluruh unit yang ada di UII. “Selamat, berdasarkan review dan penilaian dari Tim Auditor TUVRheinland, kami sepakat untuk merekomendasikan sertifikat ISO 9001:2008 bagi UII untuk setahun ke depan dengan nomor sertifikat 824 100 13001”. Ujar Erfi.
Tim Auditor yang telah melakukan audit selama dua hari tersebut tidak menemukan adanya major finding (temuan utama) selama audit, sehingga pelaksanaan sistem penjaminan mutu di UII masih sesuai standar internasional ISO 9001:2008. Namun demikian, beberapa masukan juga ia sampaikan berkenaan dengan temuan-temuan minor di lapangan yang dinilai masih perlu diperbaiki seperti penggunaan e-document serta penyamaan persepsi terhadap Sasaran Mutu (SM), Standar PT, dan Key Performance Indicator.
“Mengingat UII telah memiliki fasilitas IT yang memadai, disarankan untuk memulai mempertimbangkan penggunaan dokumen elektronik (e-document). Selain itu, sangat disarankan agar UII melakukan penyamaan persepsi terhadap Sasaran Mutu, Standar PT, dan Key Performance Indicator”. Paparnya.
Menanggapi hasil positif tersebut Rektor UII, Dr. Ir. Harsoyo, M.Sc. menyampaikan rasa syukurnya serta berharap ke depan dapat terus dipertahankan dan diperbaiki. “Kita di UII mempunyai komitmen hari ini harus lebih baik dari hari kemarin, dan hari esok harus lebih baik dari hari ini. Alhamdulillah temuan-temuan yang disampaikan auditor tidak ada yang bersifat mayor, tapi tetap perlu menjadi perhatian kita bersama.” Papar Dr. Harsoyo.
Dr. Harsoyo juga menyampaikan bahwa hasil Audit Eksternal dari TUV Rheinland sangat bermanfaat guna menemukan kekurangan-kekurangan yang ada di UII sehingga dapat diperbaiki. “Tujuan audit eksternal ini untuk mencari kekurangan-kekurangan kita karena biasanya pandangan orang luar itu lebih teliti dari kita, dari hasil tersebut menjadi bahan perbaikan bagi kita di UII”. Ujar Dr. Harsoyo. (Sumber: www.uii.ac.id)
Kompetisi perguruan tinggi yang semakin terbuka sebagai dampak persaingan global mendorong perguruan tinggi untuk selalu menjaga mutu pendidikan dan kepercayaan masyarakat. Sebagai institusi pendidikan yang mempunyai perhatian besar dalam menjamin kualitas penyedia jasa pendidikan, UII secara rutin melakukan proses audit baik yang dilakukan secara internal maupun oleh institusi di luar UII.
Demikian disampaikan Rektor UII Dr. Ir. Harsoyo, M.Sc. saat membuka audit yang dilakukan oleh TUV Rheinland, Kamis (28/7) di Gedung Kuliah Umum Prof. Dr. Sardjito, Kampus Terpadu UII. TUV Rheinland merupakan lembaga audit internasional yang fokus melakukan audit produk, layanan, sistem dan layanan yang berpusat di Jerman. UII sendiri telah sejak lama bekerjasama dengan TUV Rheinland dalam rangka membantu UII menjaga kualitas sistem dan layanan.
Disampaikan Dr. Harsoyo, dengan diadakan audit ekternal tersebut diharapkan dapat memberikan gambaran tentang kualitas dan kelemahan yang masih dimiliki UII untuk selanjutnya dilakukan perbaikan dan peningkatan kualitas. “Audit ini dimaksudkan untuk mencari kelemahan untuk diperbaiki dan meningkatkan kualitas layanan kepada stakeholder. Kelemahan sebagai bagian dari introspeksi” Ujar Dr. Harsoyo.
Senada dengan Dr. Harsoyo, Ketua Tim Audit dari TUV Rheinland Erfi Ilyas menyampaikan bahwa audit yang dilakukan tidak dimaksudkan untuk menghakimi namun sebagai bentuk kontribusi agar UII dapat meningkatkan prestasi.
“Sebagai auditor resmi, kami tidak datang untuk menghakimi akan tetapi agar dapat memberikan kontribusi meningkatkan prestasi, kami datang sebagai mitra untuk meningkatkan kualitas” Ujarnya.
Ia juga menuturkan bahwa audit yang rencananya akan diselenggarakan selama dua hari tersebut diharapkan dapat mengetahui sejauhmana implementasi sistem penjaminan mutu yang telah ditetapkan oleh UII. Dengan demikian, akan diketahui apa saja sasaran mutu UII yang belum tercapai sehingga dapat menjadi perhatian pihak UII di tahun yang akan datang. (Sumber: uii.ac.id)
Senin, 27 Juni 2016, UII melakukan sosialisasi kebijakan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) 2016 di Ruang Sidang Gedung Prof. Sardjito lantai 2 dengan agenda pembahasan Sosialisasi Kebijakan SPM 2016 dan Sasaran Mutu UII. Sosialisasi kebijakan SPM tersebut dihadiri oleh Rektor (Dr. Ir. Harsoyo, M.Sc), Wakil Rektor I (Dr.Ing. Ir. Ilya Fajar Maharika, M.Eng, IAI, Wakil Rektor II (Dr. Drs. Nur Feriyanto, M.Si), Wakil Rektor III (Dr. Abdul Jamil, SH, MH), Kepala Badan, Direktur Direktorat, Dekan, Wakil Dekan, Ketua Prodi, Ketua Program (Pascasarjana, Diploma, Profesi), dan Koordinator Pengendali Sistem Mutu (PSM) Fakultas di Lingkungan UII.
Acara sosialisasi dimulai dengan sambutan oleh Rektor, dilanjutkan penyampaian standar UII oleh Wakil Rektor I, kemudian sosialisasi SPM dan Sasaran Mutu UII oleh Kepala Badan Penjaminan Mutu, dan dilanjutkan dengan diskusi.
Dalam sosialisasi SPM dan Sasaran Mutu, Kepala BPM menyampaikan materi garis besar isi kebijakan SPM UII 2016 dan draft Sasaran Mutu UII. Kebijakan SPM UII 2016 telah disahkan oleh Pengurus Yayasan Badan Wakaf UII dan tertuang dalam Peraturan Pengurus Yayasan Badan Wakaf UII No. 04.a Tahun 2016 tentang Kebijakan SPM UII, tertanggal 2 Mei 2016. Salah satu landasan dalam penyusunan SPM UII adalah SPM Pendidikan Tinggi yang tertuang dalam Permendikbud No. 50 Tahun 2014 tertanggal 12 Juni 2014 tentang SPM Dikti.
Materi sosialisasi dapat diunduh di:
Rektor UII, Dr. Ir. Harsoyo, M.Sc. Memimpin RTM SPMU
Pada pertengahan tahun 2016, tepatnya pada tanggal 1 Juni 2016, UII menyelenggarakan Rapat Tinjauan Manajemen Sistem Penjaminan Mutu Universitas atau yang disingkat RTM SPMU. RTM SPMU dilaksanakan di Ruang Kuliah Gedung Prof. Sardjito lantai 3 dengan agenda pembahasan Hasil Monitoring dan Evaluasi Perencanaan Perkuliahan dan Implementasinya periode Semester Ganjil 2015/2016. Forum tersebut dihadiri oleh Rektor, Wakil Rektor I, Badan Penjaminan Mutu, Badan Pengembangan Akademik, Direktorat Akademik, Dekan, Wakil Dekan, Ketua dan Sekretaris Prodi, Ketua dan Sekretaris Program (Pascasarjana, Diploma, Profesi), dan Koordinator Pengendali Sistem Mutu (PSM) Fakultas di Lingkungan UII.
Forum RTM SPMU dipimpin oleh Rektor selaku Top Manajemen, sementara Kepala BPM sebagai penanggungjawab teknis dan program Monitoring dan Evaluasi Perencanaan Perkuliahan dan Implementasinya diminta untuk mempresentasikan hasil monitoring dan evaluasi. Materi yang disampaikan pada RTM SPMU meliputi landasan monitoring dan evaluasi, hasil monitoring dan evaluasi, dan rekomendasi untuk peningkatan perbaikan. Setelah pemaparan hasil monitoring dan evaluasi perencanaan perkuliahan oleh Kepala BPM selesai, dilanjutkan sesi diskusi untuk menampung tanggapan dan masukan dari anggota forum yang dipimpin oleh Rektor. RTM SPMU ini di dalamnya berisi rekomendasi-rekomendasi untuk peningkatan perbaikan dalam proses pembelajaran di lingkungan UII.
Tahun 2015 adalah awal implementasi Masyarakat Ekonomi Asean (MEA) yang menjamin keberlangsungan sirkulasi bebas dalam hal foods, services, investment, capital, dan skilled labour. Dua bidang yang sangat erat dengan dunia pendidikan dan berpotensi mempengaruhi sistem penjaminan mutu pendidikan tinggi yaitu services dan skilled labour. Sementara itu, sejumlah regulasi pemerintah yang dikeluarkan tahun 2014 dan dipastikan mempengaruhi Sistem Penjaminan Mutu diantaranya yaitu Permendikbud Nomor 49 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi (SN Dikti), Permendikbud Nomor 50 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPM Dikti), dan Permendikbud Nomor 87 yang mengatur tentang Sistem Akreditasi Nasional (SAN) untuk program studi dan institusi.
Bagaimana dan apa pilihan UII dalam menyambut dan menyikapi berbagai tantangan tersebut? Badan Penjaminan Mutu (BPM) sesuai dengan fungsi dan peran keberadaannya, saat ini sedang merancang ulang model SPM dan mengembangkan perangkat dokumen SPM yang sudah ada. Aktifitas peningkatan kualitas perangkat dokumen sistem, salah satunya dilakukan dengan mensinkronkan dokumen sistem yang sudah dimiliki dengan dokumen sistem yang dipersyaratkan untuk penjaminan mutu pendidikan tinggi, setidaknya setara dengan penjaminan mutu pendidikan tinggi di tingkat regional Asean. Tiga komponen utama SN Dikti adalah Standar Pendidikan, Standar Penelitian, dan Standar Pengabdian Kepada Masyarakat, yang masing-masing diuraikan dalam delapan ruang lingkup. Sejauh ini dokumen sistem yang dimiliki UII sudah mencakup dan melebihi tiga komponen standar utama sebagaimana dipersyaratkan dalam SN Dikti, baik dalam bentuk dokumen peraturan akademik ataupun tertuang dalam standar dan prosedur mutu.
Proses pengembangan dan peningkatan Standar Mutu Pendidikan Tinggi yang sesuai dan khas bagi UII, saat ini masih terbuka untuk dikritisi, dan baru pada tahap mengidentifikasi sepuluh standar utama yaitu, (1) Standar Manajemen Organisasi (Managerial/M), (2) Standar Pendidikan (Education/E), (3) Standar Penelitian (Research/R), (4) Standar Pengabdian Kepada Masyarakat (Community/C), (5) Standar Dakwah Islamiyah (Y), (6) Standar Lulusan (Output/O), (7) Standar Umpan Balik (Feedback/F), (8) Standar Tata Kelola (Governance/G), (9) Standar Hasil (Outcome/O), dan (10) Standar Kepuasan Stakeholder (D). Untuk memudahkan dalam mengingat, maka sepuluh Standar Mutu UII yang sedang disusun ulang ini akan disingkat dengan MERCY OF GOD. Setiap standar utama ini memilki beberapa ruang lingkup, dan setiap ruang lingkup akan diuraikan menjadi suatu rangkaian proses kegiatan yang dilengkapi dengan kriteria minimal yang harus dicapai oleh penanggungjawab serta unit pelaksana proses kegiatan. Pemikiran cemerlang dari seluruh unit sangat diharapkan untuk mengisi, mempertajam, membumikan, dan memberikan warna indah pada rangkaian proses kegiatan SPM ini, dengan muara pada kenyamanan mengimplementasikan sistem manajemen mutu yang telah disepakati bersama. Berbagai aspek yang dihasilkan dari evaluasi, pencermatan, analisis, ataupun dari pengamatan, dapat ditambahkan dalam rincian setiap ruang lingkup standar. Dimensi mutu yang bervariasi dan dinilai tidak lagi sesuai dengan kondisi saat ini atau bahkan tidak sesuai hingga beberapa periode ke depan atau dinilai telah menyimpang implementasinya dari cita-cita luhur UII, sangat terbuka lebar diberikan solusi dan diperbaiki untuk didaftarkan dalam untaian standar mutu yang perlu dikawal.
Penyajian standar mutu yang sederhana (simple) agar mudah dipahami dan diterapkan, kegiatan mutu yang lebih cepat dalam mencapai tujuan (faster), dan parameter mutu yang lebih baik dalam memberikan hasil (better), diharapkan akan membahagiakan bagi pelakunya. Disamping standar mutu yang simple, faster, dan better, maka standar mutu juga diupayakan komprehensif, handal, dan tangguh terhadap perubahan eksternal yang demikian dinamis dan cepat. Pemenuhan bahkan pelampauan atas Standar Mutu inilah yang dipersyaratkan dalam SAN, SPM Dikti maupun SN Dikti, ketika Prodi ataupun Institusi mau melakukan suatu akreditasi. Tentu bukan semata karena tuntutan eksternal sebuah sistem mutu harus diperkuat, melainkan justru komitmen untuk senantiasa meningkatkan budaya mutu di seluruh unit sesuai dengan fungsi dan peran keberadaan unit tersebut jauh lebih bermakna.
Mengawal dan menjamin implementasi sistem manajemen mutu di lebih dari 200 unit, merupakan salah satu fungsi keberadaan Badan Penjaminan Mutu UII. Komitmen tinggi dari setiap pemegang amanah dengan sinergi dan dukungan kuat dari seluruh hamba Allah yang bekerja tulus di UII semata untuk beribadah, merupakan salah satu kunci keberhasilan implementasi Sistem Manajemen Mutu. Insya Allah setiap kita dapat berkontribusi positif dalam turut mewujudkan UII sebagai rahmatan lil’alamin.
Allah SWT tidak membebani seseorang, melainkan sesuai dengan kesanggupannya. Semoga hari ini lebih baik dari hari kemarin, dan semoga hari esok lebih baik dari hari ini, aamiin.