Pertahankan Sertifikat ISO 9001:2008, Sistem Manajemen Mutu UII Berstandar Internasional

Penutupan_audit_tuv_2016Universitas Islam Indonesia (UII) dinilai layak mempertahankan sertifikat ISO 9001:2008 oleh TUVRheinland, lembaga audit internasional yang berpusat di Jerman. Ketua Tim Auditor TUV Rheinland Erfi Ilyas menyampaikan hasil penilaian Tim Auditor tersebut dalam acara penutupan Audit Ekternal dari TUVRheinland pada Jumat (29/7) sore di Gedung kuliah Umum Prof. Dr. Sardjito, Kampus Terpadu UII.

Ia menjelaskan bahwa UII berhak untuk tetap menggunakan sertifikat ISO 9001 : 2008 sesuai hasil review yang meliputi sistem manajemen mutu di seluruh unit yang ada di UII. “Selamat, berdasarkan review dan penilaian dari Tim Auditor TUVRheinland, kami sepakat untuk merekomendasikan sertifikat ISO 9001:2008 bagi UII untuk setahun ke depan dengan nomor sertifikat 824 100 13001”. Ujar Erfi.

Tim Auditor yang telah melakukan audit selama dua hari tersebut tidak menemukan adanya major finding (temuan utama) selama audit, sehingga pelaksanaan sistem penjaminan mutu di UII masih sesuai standar internasional ISO 9001:2008. Namun demikian, beberapa masukan juga ia sampaikan berkenaan dengan temuan-temuan minor di lapangan yang dinilai masih perlu diperbaiki seperti penggunaan e-document serta penyamaan persepsi terhadap Sasaran Mutu (SM), Standar PT, dan Key Performance Indicator.

“Mengingat UII telah memiliki fasilitas IT yang memadai, disarankan untuk memulai mempertimbangkan penggunaan dokumen elektronik (e-document). Selain itu, sangat disarankan agar UII melakukan penyamaan persepsi terhadap Sasaran Mutu, Standar PT, dan Key Performance Indicator”. Paparnya.

Menanggapi hasil positif tersebut Rektor UII, Dr. Ir. Harsoyo, M.Sc. menyampaikan rasa syukurnya serta berharap ke depan dapat terus dipertahankan dan diperbaiki. “Kita di UII mempunyai komitmen hari ini harus lebih baik dari hari kemarin, dan hari esok harus lebih baik dari hari ini. Alhamdulillah temuan-temuan yang disampaikan auditor tidak ada yang bersifat mayor, tapi tetap perlu menjadi perhatian kita bersama.” Papar Dr. Harsoyo.

Dr. Harsoyo juga menyampaikan bahwa hasil Audit Eksternal dari TUV Rheinland sangat bermanfaat guna menemukan kekurangan-kekurangan yang ada di UII sehingga dapat diperbaiki. “Tujuan audit eksternal ini untuk mencari kekurangan-kekurangan kita karena biasanya pandangan orang luar itu lebih teliti dari kita, dari hasil tersebut menjadi bahan perbaikan bagi kita di UII”. Ujar Dr. Harsoyo. (Sumber: www.uii.ac.id)

Audit Eksternal Diharapkan Bantu UII Menjaga Kualitas Sistem dan Layanan

Pembukaan_audit_TUV_2016Kompetisi perguruan tinggi yang semakin terbuka sebagai dampak persaingan global mendorong perguruan tinggi untuk selalu menjaga mutu pendidikan dan kepercayaan masyarakat. Sebagai institusi pendidikan yang mempunyai perhatian besar dalam menjamin kualitas penyedia jasa pendidikan, UII secara rutin melakukan proses audit baik yang dilakukan secara internal maupun oleh institusi di luar UII.

Demikian disampaikan Rektor UII Dr. Ir. Harsoyo, M.Sc. saat membuka audit yang dilakukan oleh TUV Rheinland, Kamis (28/7) di Gedung Kuliah Umum Prof. Dr. Sardjito, Kampus Terpadu UII. TUV Rheinland merupakan lembaga audit internasional yang fokus melakukan audit produk, layanan, sistem dan layanan yang berpusat di Jerman. UII sendiri telah sejak lama bekerjasama dengan TUV Rheinland dalam rangka membantu UII menjaga kualitas sistem dan layanan.

Disampaikan Dr. Harsoyo, dengan diadakan audit ekternal tersebut diharapkan dapat memberikan gambaran tentang kualitas dan kelemahan yang masih dimiliki UII untuk selanjutnya dilakukan perbaikan dan peningkatan kualitas. “Audit ini dimaksudkan untuk mencari kelemahan untuk diperbaiki dan meningkatkan kualitas layanan kepada stakeholder. Kelemahan sebagai bagian dari introspeksi” Ujar Dr. Harsoyo.

Senada dengan Dr. Harsoyo, Ketua Tim Audit dari TUV Rheinland Erfi Ilyas menyampaikan bahwa audit yang dilakukan tidak dimaksudkan untuk menghakimi namun sebagai bentuk kontribusi agar UII dapat meningkatkan prestasi.

“Sebagai auditor resmi, kami tidak datang untuk menghakimi akan tetapi agar dapat memberikan kontribusi meningkatkan prestasi, kami datang sebagai mitra untuk meningkatkan kualitas” Ujarnya.

Ia juga menuturkan bahwa audit yang rencananya akan diselenggarakan selama dua hari tersebut diharapkan dapat mengetahui sejauhmana implementasi sistem penjaminan mutu yang telah ditetapkan oleh UII. Dengan demikian, akan diketahui apa saja sasaran mutu UII yang belum tercapai sehingga dapat menjadi perhatian pihak UII di tahun yang akan datang. (Sumber: uii.ac.id)

Perubahan Detail Jadwal Pelaksanaan Audit Eksternal oleh TUV

Berkenaan dengan adanya perubahan jadwal pelaksanaan audit eksternal oleh TUV pada 28-29 Juli 2016, dengan ini disampaikan detail perubahan jadwal audit eksternal sebagaimana terlampir dalam link berikut:

Perubahan Jadwal Audit oleh TUV di UII

,

UII Sosialisasikan Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu 2016

sosialisasi_SPM_27_6_2016-001Senin, 27 Juni 2016, UII melakukan sosialisasi kebijakan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) 2016 di Ruang Sidang Gedung Prof. Sardjito lantai 2 dengan agenda pembahasan Sosialisasi Kebijakan SPM 2016 dan Sasaran Mutu UII. Sosialisasi kebijakan SPM tersebut dihadiri oleh Rektor (Dr. Ir. Harsoyo, M.Sc), Wakil Rektor I (Dr.Ing. Ir. Ilya Fajar Maharika, M.Eng, IAI, Wakil Rektor II (Dr. Drs. Nur Feriyanto, M.Si), Wakil Rektor III (Dr. Abdul Jamil, SH, MH), Kepala Badan, Direktur Direktorat, Dekan, Wakil Dekan, Ketua Prodi, Ketua Program (Pascasarjana, Diploma, Profesi), dan  Koordinator Pengendali Sistem Mutu (PSM) Fakultas di Lingkungan UII.

Acara sosialisasi dimulai dengan sambutan oleh Rektor, dilanjutkan penyampaian standar UII oleh Wakil Rektor I, kemudian sosialisasi SPM dan Sasaran Mutu UII oleh Kepala Badan Penjaminan Mutu, dan dilanjutkan dengan diskusi.

Dalam sosialisasi SPM dan Sasaran Mutu, Kepala BPM menyampaikan materi garis besar isi kebijakan SPM UII 2016 dan draft Sasaran Mutu UII. Kebijakan SPM UII 2016 telah disahkan oleh Pengurus Yayasan Badan Wakaf UII dan tertuang dalam Peraturan Pengurus Yayasan Badan Wakaf UII No. 04.a Tahun 2016 tentang Kebijakan SPM UII, tertanggal 2 Mei 2016. Salah satu landasan dalam penyusunan SPM UII adalah SPM Pendidikan Tinggi yang tertuang dalam Permendikbud No. 50 Tahun 2014 tertanggal 12 Juni 2014 tentang SPM Dikti.

Materi sosialisasi dapat diunduh di:

>> Materi Sosialisasi Bagian 1

>> Materi Sosialisasi Bagian 2

Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu UII 2016 telah dibukukan

Cover SPMI_Cetak_bukuBadan Penjaminan Mutu Universitas Islam Indonesia (BPM UII) telah menerbitkan buku berjudul “Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu UII 2016”. Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu (SPM) merupakan kebijakan yang wajib diikuti dan diterapkan oleh setiap pelaku organisasi dalam seluruh aktivitas yang menjadi ruang lingkup penjaminan mutu di lingkungan UII. Kebijakan SPM tersebut telah disahkan oleh Pengurus Yayasan Badan Wakaf UII dan tertuang dalam Peraturan Pengurus Yayasan Badan Wakaf UII No. 04.a Tahun 2016 tentang Kebijakan SPM UII, tertanggal 2 Mei 2016.

Buku Kebijakan SPM UII 2016 ini terdiri dari 5 Bab. Bab 1 menguraikan tentang Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu UII yang meliputi landasan SPM baik filosofis, yuridis, maupun operasional dan ruang lingkup SPM. Bab 2 menguraikan tentang Sistem Penjaminan Mutu UII yang meliputi model sistem penjaminan mutu, tujuan dan sasaran SPM, dan manajemen dan organisasi SPM.

Pada Bab 3 menguraikan Dokumen Sistem Penjaminan Mutu yang meliputi Hirarki Dokumen dan Dokumen SPM. Dokumen SPM meliputi Pernyataan Mutu, Kebijakan Mutu, Kebijakan SPM, Manual SPM, Standar SPM, Tugas dan Wewenang, Indikator Kinerja Kunci, Sasaran Mutu Unit, Rencana Strategis, Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, dan Daftar Informasi Terdokumentasi. Sementara pada Bab 4 menguraikan Strategi Implementasi SPM yang meliputi Komitmen Manajemen UII dalam Implementasi SPM dan Strategi dalam Implementasi SPM. Terakhir pada Bab 5 diuraikan tentang Monitoring dan Pengembangan SPM, dan Strategi dalam Implementasi SPM.

Buku Kebijakan SPM UII 2016 ini akan disosialisasikan kepada pejabat struktural di lingkungan UII pada Senin, 27 Juni 2016 Pukul 09.00 wib.

UII Selenggarakan Rapat Tinjauan Manajemen Sistem Penjaminan Mutu Universitas (RTM SPMU) Hasil Monitoring dan Evaluasi Semester Ganjil 2015/2016

Rektor UII, Dr. Ir. Harsoyo, M.Sc. Memimpin RTM SPMU

Rektor UII, Dr. Ir. Harsoyo, M.Sc. Memimpin RTM SPMU

Pada pertengahan tahun 2016, tepatnya pada tanggal 1 Juni 2016, UII menyelenggarakan Rapat Tinjauan Manajemen Sistem Penjaminan Mutu Universitas atau yang disingkat RTM SPMU. RTM SPMU dilaksanakan di Ruang Kuliah Gedung Prof. Sardjito lantai 3 dengan agenda pembahasan Hasil Monitoring dan Evaluasi Perencanaan Perkuliahan dan Implementasinya periode Semester Ganjil 2015/2016. Forum tersebut dihadiri oleh Rektor, Wakil Rektor I, Badan Penjaminan Mutu, Badan Pengembangan Akademik, Direktorat Akademik, Dekan, Wakil Dekan, Ketua dan Sekretaris Prodi, Ketua dan Sekretaris Program (Pascasarjana, Diploma, Profesi), dan  Koordinator Pengendali Sistem Mutu (PSM) Fakultas di Lingkungan UII.

Forum RTM SPMU dipimpin oleh Rektor selaku Top Manajemen, sementara Kepala BPM sebagai penanggungjawab teknis dan program Monitoring dan Evaluasi Perencanaan Perkuliahan dan Implementasinya diminta untuk mempresentasikan  hasil monitoring dan evaluasi. Materi yang disampaikan pada RTM SPMU meliputi landasan monitoring dan evaluasi, hasil monitoring dan evaluasi, dan rekomendasi untuk peningkatan perbaikan. Setelah pemaparan hasil monitoring dan evaluasi perencanaan perkuliahan oleh Kepala BPM selesai, dilanjutkan sesi diskusi untuk menampung tanggapan dan masukan dari anggota forum yang dipimpin oleh Rektor. RTM SPMU ini di dalamnya berisi rekomendasi-rekomendasi untuk peningkatan perbaikan dalam proses pembelajaran di lingkungan UII.

UII ANUGRAHKAN PENGHARGAAN KINERJA UNIT TERBAIK DAN AUDITOR TERBAIK DALAM IMPLEMENTASI SISTEM PENJAMINAN MUTU PERIODE 2016

Seiring dengan perayaan MILAD UII yang ke 73, Universitas Islam Indonesia memberikan penghargaan bagi unit terbaik dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu serta Auditor Audit Mutu Internal (AMI) terbaik periode tahun 2016. Pemberian penghargaan tersebut dilaksanakan pada acara puncak Milad UII ke 73 yang dilaksanakan pada tanggal 4 Mei 2016 di Auditorium Kahar Muzakir yang dihadiri oleh Pimpinan Yayasan Badan Wakaf, Pimpinan Universitas, Tamu Undangan, seluruh dosen danseluruh  tenaga kependidikan di lingkungan UII.

Berdasarkan surat keputusan Rektor UII nomor 375/SK-Rek/DOSDM/IV/2016 yang dibacakan dalam acara puncak milad tersebut, menyatakan bahwa penghargaan diberikan kepada unit terbaik dan auditor terbaik dengan criteria berdasarkan hasil AMI, peningkatan nilai AMI, nilai capaian sasaran mutu unit dan aspek kritis yang dinilai strategis. Unit-unit dan auditor yang mendapatkan penganugrahan kinerja unit terbaik dan auditor terbaik adalah sebagai berikut :

  1. Fakultas terbaik : Fakultas Hukum
  2. Prodi S-1/Diploma 3 terbaik : Program Studi Pendidikan Agama Islam – Fakultas Ilmu Agama Islam
  3. Pengelola/Program Pascasarjana dan Profesi terbaik : Program Magister Profesi Psikologi – Fakultas Psikologi dan Ilmu Sosial Budaya
  4. Direktorat/Badan terbaik : Badan Pengembangan Akademik
  5. Divisi Fakultas terbaik : Divisi Umum dan Rumah Tangga – Fakultas Ekonomi
  6. Auditor AMI terbaik : Kartini, M.Si. – Dosen Fakultas Ekonomi

Dengan diberikannya penghargaan tersebut diharapkan dapat menjadi pemacu bagi semua unit untuk senantiasa meningkatkan kinerja dan implementasi Sistem Penjaminan Mutu UII. Demikian halnya dengan Auditor AMI agar senantiasa meningkatkan kinerja, integritas dan komitmennya  dalam menjalankan tugasnya sebagai Auditor  yang diamanahkan oleh Universitas. (BS)

BPM UII SELENGGARAKAN PELATIHAN SISTEM PENJAMINAN MUTU UNTUK UNIVERSITAS AISYIYAH DAN STT MIGAS KALTIM

Pada minggu terakhir bulan April 2016 Badan Penjaminan Mutu (BPM) UII selanggarakan pelatihan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi untuk dua perguruan tinggi swasta. Pelatihan tersebut dilaksanakan selama dua hari yakni pada tanggal 27 -28 April 2016 di ruang pelatihan BPM UII. Pelatihan diikuti oleh 5 peserta dari Universitas Aisyiyah dan 1 orang peserta dari STT Migas Kaltim, dimana penyelenggaraan pelatihan ini berdasarkan permintaan dari kedua institusi tersebut.

Pelatihan yang diisi oleh narasumber dari Kepala dan Kepala Bidang di BPM tersebut membahas tema mulai dari Paradigma  SPM PT (SPM PT dan SN Dikti), Struktur organisasi penjaminan mutu, Integrasi SPMI & SPME, Penyusunan dokumen PM dan WT, Penyusunan Sasaran Mutu, penyusunan  Rencana Mutu, Manajemen pelaksanaan Audit Mutu Internal serta Monitoring dan Evaluasi Internal. Menurut Kariyam, M.Si selaku Kepala BPM UII, pelatihan yang mengkombinasikan antara teori dan praktek tersebut diharapkan agar peserta setelah kembali ke institusinya memperoleh input yang positif dan mampu baik secara teori dan praktek dapat menerapkannya.

Sebagai bagian dari pengamalan visi UII “Rahmatan Lil Alamin” dalam hal transfer of knowledge, kedepan BPM akan tetap menjadwalkan  penyelenggaraan pelatihan bagi institusi perguruan tinggi eksternal dan selalu akan mengupdate materi  pelatihan menyesuaikan dengan perkembangan SPMI UII, Peraturan Dikti dan juga perkembangan Standar Internasional seperti ISO 9001, ISESCO dan AUN QA. Untuk waktu penjadwalan yang dimaksud akan ditentukan kemudian. (BS)

UII Selenggarakan AMI Kinerja Unit Tahun 2016

_DSC4270r1Penyelenggaraan audit mutu internal merupakan kebutuhan bagi setiap institusi. Audit menjamin terselenggaranya proses bisnis yang sesuai dengan standar dan berorientasi pada kepuasan pelanggan. Selain itu, audit juga menjadi tolok ukur evaluasi untuk meningkatkan capaian kinerja di bulan-bulan selanjutnya. Inilah nilai-nilai yang terus dipelihara dan dikembangkan oleh UII. Setelah menyelenggarakan audit kinerja akademik pada akhir Oktober silam, kini UII melalui Badan Penjaminan Mutu (BPM) juga menyelenggarakan audit mutu bagi kinerja unit. Unit kerja yang mengikuti audit, di antaranya yakni divisi-divisi di fakultas, direktorat, badan, wakil rektor, dan rektor. Pembukaan audit kinerja unit berlangsung di Gedung Prof. Dr. Sardjito, kampus terpadu UII pada Senin (15/2).

Rektor UII, Dr. Ir. Harsoyo, M.Sc yang hadir dalam kesempatan tersebut mengatakan adanya audit internal merupakan kebutuhan bagi unit-unit yand ada di UII. “Eksistensi UII sebagai kampus swasta unggulan di wilayah Kopertis V perlu untuk terus dipertahankan kualitasnya. Salah satunya melalui implementasi sistem penjaminan mutu yang kuat”, ujarnya.

Selain itu, Rektor juga berpesan tentang pentingnya keterbukaan dalam menyediakan informasi bagi auditor yang tengah bertugas. “Yang kurang pas jangan ditutup-tutupi, sebab tujuan audit kan untuk menyempurnakan kinerja. Yang kurang baik diperbaiki, yang sudah bagus dipertahankan”, tambahnya.

Sementara Kepala BPM UII, Kariyam, M.Si menjelaskan borang AMI kinerja unit tetap menyesuaikan dengan standar UII yang merujuk pada MERCY OF GOD. “Kami menerjunkan setidaknya 24 auditor yang siap mengaudit berbagai unit kerja yang ada di UII”, katanya. Bagi unit kerja dan auditor yang memiliki kinerja baik juga disediakan reward. Bagi unit kerja, indikator kinerja baik dapat dinilai dari capaian implementasi sistem penjaminan mutu yang sesuai dengan hasil penilaian auditor dan memiliki berkas-berkas isian yang lengkap. (sumber : Humas UII)

UII Selenggarakan Rapat Tinjauan Manajemen Hasil Audit Mutu Internal Kinerja Akademik 2015

IMG_19345Pada penghujung tahun 2015 yakni pada tanggal 30 Desember 2015, UII menyelenggarakan Rapat Tinjauan Manajemen Sisstem Penjaminan Mutu Universitas atau yang disingkat RTMU. RTMU merupakan suatu forum diseminasi dari hasil implementasi Sistem Penaminan Mutu di UII untuk satu periode tertentu. RTMU yang dilaksanakan bertempat di Ruang Sidang Utama Gedung GBPH Prabuningrat lantai 4 ini dengan agenda pembahasan hasil Audit Mutu Internbal (AMI) Akademik periode semester Ganjil 2014/Genap 2015. Forum tersebut dihadiri oleh Rektor, Wakil Rektor, BPM, BPA, Direktorat terkait, Dekan, Ka.Prodi, Ka.Program (Pascasarjana, Diploma, Program Profesi), Kepala Laboratorium dan Pusat Studi di Lingkungan UII.

Forum RTMU dipimpin oleh Rektor atau Wakil Rektor selaku Top Manajemen, sementara sebagai penanggungjawab teknis dan program AMI  Kepala BPM  diminta untuk mempresentasikan  analisis halis AMI yang terdiri dari  potret kinerja akademik dari masing-masing lingkup AMI, perbandingan kinerja serta bagian-bagian kritis yang menjadi prioritas perbaikan.  Setelah pemaparan hasil AMI, Rektor atau Wakil Rektor kembali memimpin forum untuk menampung tanggapan, masukan dan sanggahan dari anggota forum serta menetapkan keputusan RTMU. Keputusan RTMU adalah sebuah kebijakan dari Top Manjenen, dimana keputusan RTMU akan dituangkan dalam Surat Keputusan Rektor yang memiliki kekuatan hukum untuk ditindaklanjuti oleh pihak yang disebutkan sebagai penanggung jawab dalam SK Rektor tersebut.