UII Selenggarakan AMI Kinerja Unit Tahun 2016

_DSC4270r1Penyelenggaraan audit mutu internal merupakan kebutuhan bagi setiap institusi. Audit menjamin terselenggaranya proses bisnis yang sesuai dengan standar dan berorientasi pada kepuasan pelanggan. Selain itu, audit juga menjadi tolok ukur evaluasi untuk meningkatkan capaian kinerja di bulan-bulan selanjutnya. Inilah nilai-nilai yang terus dipelihara dan dikembangkan oleh UII. Setelah menyelenggarakan audit kinerja akademik pada akhir Oktober silam, kini UII melalui Badan Penjaminan Mutu (BPM) juga menyelenggarakan audit mutu bagi kinerja unit. Unit kerja yang mengikuti audit, di antaranya yakni divisi-divisi di fakultas, direktorat, badan, wakil rektor, dan rektor. Pembukaan audit kinerja unit berlangsung di Gedung Prof. Dr. Sardjito, kampus terpadu UII pada Senin (15/2).

Rektor UII, Dr. Ir. Harsoyo, M.Sc yang hadir dalam kesempatan tersebut mengatakan adanya audit internal merupakan kebutuhan bagi unit-unit yand ada di UII. “Eksistensi UII sebagai kampus swasta unggulan di wilayah Kopertis V perlu untuk terus dipertahankan kualitasnya. Salah satunya melalui implementasi sistem penjaminan mutu yang kuat”, ujarnya.

Selain itu, Rektor juga berpesan tentang pentingnya keterbukaan dalam menyediakan informasi bagi auditor yang tengah bertugas. “Yang kurang pas jangan ditutup-tutupi, sebab tujuan audit kan untuk menyempurnakan kinerja. Yang kurang baik diperbaiki, yang sudah bagus dipertahankan”, tambahnya.

Sementara Kepala BPM UII, Kariyam, M.Si menjelaskan borang AMI kinerja unit tetap menyesuaikan dengan standar UII yang merujuk pada MERCY OF GOD. “Kami menerjunkan setidaknya 24 auditor yang siap mengaudit berbagai unit kerja yang ada di UII”, katanya. Bagi unit kerja dan auditor yang memiliki kinerja baik juga disediakan reward. Bagi unit kerja, indikator kinerja baik dapat dinilai dari capaian implementasi sistem penjaminan mutu yang sesuai dengan hasil penilaian auditor dan memiliki berkas-berkas isian yang lengkap. (sumber : Humas UII)

UII Selenggarakan Rapat Tinjauan Manajemen Hasil Audit Mutu Internal Kinerja Akademik 2015

IMG_19345Pada penghujung tahun 2015 yakni pada tanggal 30 Desember 2015, UII menyelenggarakan Rapat Tinjauan Manajemen Sisstem Penjaminan Mutu Universitas atau yang disingkat RTMU. RTMU merupakan suatu forum diseminasi dari hasil implementasi Sistem Penaminan Mutu di UII untuk satu periode tertentu. RTMU yang dilaksanakan bertempat di Ruang Sidang Utama Gedung GBPH Prabuningrat lantai 4 ini dengan agenda pembahasan hasil Audit Mutu Internbal (AMI) Akademik periode semester Ganjil 2014/Genap 2015. Forum tersebut dihadiri oleh Rektor, Wakil Rektor, BPM, BPA, Direktorat terkait, Dekan, Ka.Prodi, Ka.Program (Pascasarjana, Diploma, Program Profesi), Kepala Laboratorium dan Pusat Studi di Lingkungan UII.

Forum RTMU dipimpin oleh Rektor atau Wakil Rektor selaku Top Manajemen, sementara sebagai penanggungjawab teknis dan program AMI  Kepala BPM  diminta untuk mempresentasikan  analisis halis AMI yang terdiri dari  potret kinerja akademik dari masing-masing lingkup AMI, perbandingan kinerja serta bagian-bagian kritis yang menjadi prioritas perbaikan.  Setelah pemaparan hasil AMI, Rektor atau Wakil Rektor kembali memimpin forum untuk menampung tanggapan, masukan dan sanggahan dari anggota forum serta menetapkan keputusan RTMU. Keputusan RTMU adalah sebuah kebijakan dari Top Manjenen, dimana keputusan RTMU akan dituangkan dalam Surat Keputusan Rektor yang memiliki kekuatan hukum untuk ditindaklanjuti oleh pihak yang disebutkan sebagai penanggung jawab dalam SK Rektor tersebut.

UII Terima Studi Banding Dua Perguruan Tinggi tentang Sistem Penjaminan Mutu

IMG_1928Universitas Islam Indonesia tetap menjadi rujukan dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu bagi institusi perguruan tinggi. Pada hari Rabu tanggal 25 November 2015, UII menerima tamu kunjungan dari dua perguruan tinggi sekaligus yakni dari Universitas Sarjanawiyata Taman Siswa dan Universitas Alma Ata Yogyakarta. Kedua rombongan yang terdiri dari pejabat struktural, perwakilan dosen dan karyawan dari kedua universitas tersebut diterima oleh Wakil Rektor I UII Dr-Eng. Ilya Fajar Maharika, MA, IAI dan Kepala Badan Penjaminan Mutu UII Kariyam, S.Si, M.Si di ruang sidang utama Gedung GBPH Prabuningrat lantai 4.

Dalam kegiatan kunjungan tersebut, kedua perguruan tinggi tamu ingin bertukar wawasan tentang implementasi Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi sesuai dengan Permendikbud No 50 tahun 2014. Diungkapkan oleh salah satu ketua rombongan tamu mereka ingin melakukan bechmarking tentang bagaimana UII dalam pengimplementasian standar tersebut.

Digambarkan secara umum oleh Kariyam, M.Si, selaku Kepala BPM UII tentang bagaimana implementasi peraturan tersebut di UII. Parameter-parameter dari SPM Dikti tersebut dikombinasikan dengan parameter-parameter dari Standar UII sendiri, AUN-QA, QA Islamic dan ISO 9001:2008 menjadi standar penjaminan mutu UII yang disingkat dengan nama MERCY OF GOD.  Dalam diskusi tersebut Wakil Rektor I UII juga menambahkan tentang dukungan dan komitmen dari pihak top manajemen perguruan tinggi sangat diperlukan guna tercapainya kesuksesan dalam implementasi Sistem Penjaminan Mutu pada institusi perguruan tinggi. Pertemuan pada siang hari tersebut ditutup dengan penyerahan cindera mata dari ketiga belah pihak perguruan tinggi. (BS)

Knowledge Sharing Sistem Penjaminan Mutu, BPM UII Berikan Pelatihan Bagi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Raja Ali Haji (UMRAH) Kepulauan Riau

IMG_1921Pada minggu terakhir bulan November tepatnya pada tanggal 24-25 November 2015, BPM UII menyelenggarakan kerjasama pelatihan Sistem Penjaminan Mutu Perguruang Tinggi bagi Universitas Raja Ali Haji (UMRAH) Kepulaian Riau. Peserta pelatihan sebanyak 6 peserta yang terdiri dari Wakil Dekan II, Para Dosen dan Kepala Tata Usaha Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UMRAH. Pelatihan selama dua hari tersebut bertempat di ruang pelatihan Badan Penjaminan Mutu, Gedung GBPH Prabuningrat Lantai 3. Bertindak sebagai narasumber dalam pelatihan tersebut adalah Kepala Badan Penjaminan Mutu dan para Kepala Bidang..

Materi yang disajikan dalam pelatihan selama dua hari tersebut dibuka dengan gambaran umum tentang Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi baik dalam versi Dikti, versi ISO 9001, maupun gambaran umum implementasinya di UII. Materi kedua dan ketiga sudah  melangkah ke tahap pembuatan perangkat dokumentasi yang dibutuhkan dan dipersyaratkan dalam implementasi sistem penjaminan mutu. Hari kedua, peserta diajak untuk menyusun parameter standar mutu berikut bagaimana metode pengukurannya dan pada sesi terakhir peserta disajikan bagaimana bentuk evaluasi internal dalam implementasi SPM tersebut yang disebut dengan Audit Mutu Internal (AMI). Pada sesi akhir tersebut peserta juga dilatih bagaimana mempersiapkan sebuah borang audit yang nantinya dapat digunakan dalam pelaksanaan audit di institusinya.

IMG_1930Pelatihan yang dikemas dalam bentuk klasikal dan diskusi tersebut berlangsung cukup hangat dan akrap. Dijelaskan oleh Kariyam, M.Si selaku Kepala BPM UII, bahwa kerjasama pelatihan tersebut memiliki target bahwa peserta ketika kembali ke institusinya telah membawa hasil berupa beberapa perangkat sistem yang telah mereka susun sendiri dengan arahan dari narasumber. Umpan balik lain bagi BPM UII adalah mampu untuk melihat dan memetakan kebutuhan serta kemampuan instutusi pendidikan tinggi dalam implementasi SPM, sehingga hal tersebut dapat dijadikan input bagi BPM sendiri dalam menyusun rancangan pelatihan bagi pihak eksternal dalam rangka Knowledge Sharing di bidang Sistem Penjaminan Mutu. (BS)

AMI Kinerja Akademik Sebagai Upaya Menjamin Mutu Pendidikan di UII

2015.10.30.amiDalam penyelenggaraan aktifitas akademik di kampus, adanya jaminan mutu atas layanan akademik perlu mendapat perhatian. Hal ini penting sebab kampus sebagai institusi pendidikan bergerak di bidang jasa yang melayani kebutuhan masyarakat akan pendidikan. Sebagai pengguna jasa, masyarakat tentunya berhak memperoleh layanan pendidikan yang berkualitas dan terjamin mutunya. Sejalan dengan itu, UII pun terus berupaya meningkatkan jaminan mutu pendidikan yang diselenggarakan oleh unit-unit di lingkungannya. Unit-unit tersebut meliputi prodi S-1, diploma, program master, program doktor, laboratorium, dan pusat-pusat studi. Guna memastikan kesemua unit itu telah menerapkan sistem penjaminan mutu yang baik, audit mutu internal (AMI) dilaksanakan secara rutin oleh Badan Penjaminan Mutu (BPM) UII.

Sebagaimana tergambar dalam pembukaan AMI Kinerja Akademik yang berlangsung di Gedung Prof. Dr. Sardjito, kampus terpadu UII, Jum’at (30/10). Kegiatan ini diikuti oleh pimpinan dan kepala unit akademik di UII yang relevan dengan pelaksanaan audit tersebut.

Rektor UII, Dr. Ir. Harsoyo, M.Sc dalam sambutan pengarahannya mengatakan bahwa pelaksanaan audit ini sangat penting untuk mengukur kinerja dari masing-masing unit akademik yang ada. “Audit jangan dianggap sebagai momok untuk mencari kesalahan. Namun hendaknya dimaknai sebagai upaya untuk mempertahankan yang sudah baik dan meningkatkan hal yang masih kurang baik”, ujarnya. Oleh karenanya, kerjasama di antara auditor dan auditee perlu terjalin dengan baik agar proses audit dapat berjalan maksimal.

Rektor juga mengingatkan tantangan persaingan yang semakin ketat di masa mendatang perlu disikapi dengan serius oleh semua pemimpin di unit akademik yang ada di UII. “Standar penjaminan mutu kita perlu semakin ditingkatkan agar mampu merespon tantangan global”, tambahnya.

Sementara Kepala BPM UII, Kariyam, M.Si menjelaskan proses audit akan dilaksanakan oleh 49 auditor dengan jumlah unit yang diaudit sebanyak 162 unit. Untuk meningkatkan efektivitas audit, ia menerangkan proses audit hanya berlangsung 1 hari di masing-masing fakultas. “Selama 1 hari kami targetkan auditor mampu mengaudit 2 fakultas beserta unit-unit akademik yang ada di dalamnya sehingga waktunya akan lebih efektif”, katanya. BPM UII juga berencana menyelesaikan platform audit mutu internal yang mencerminkan kharakteristik UII sebagai lembaga pendidikan tinggi bernafaskan Islam. (sumber : Humas UII)

BPM UII Selenggarakan Rekruitmen dan Pelatihan Auditor Baru

Dalam rangka mengoptimalkan pelaksanaan Audit Mutu Internal, BPM UII  menyelenggarakan Rekruitmen dan Pelatihan Auditor baru. Pelatihan yang diselenggrakan pada tanggal 29 Oktober 2015 bertempat di Gedung Kuliah Umum Prof. Dr. Sardjito Lantai 2 yang diikuti oleh 15 peserta dari berbagai program studi di lingkungan UII.

Dalam pelatihan yang dibuka langsung oleh Kepala Badan Penjaminan Mutu UII, Kariyam, S.Si, M.Si, dalam sambutannya menyampaikan bahwa pelatihan dan rekrutmen  ini bertujuan untuk menyiapkan auditor yang handal serta untuk memenuhi kecukupan jumlah auditor yang dimiliki UII saat ini, seiring dengan jumlah unit  yang diaudit hingga mencapai 200 lebih.

Peserta pelatihan auditor dibekali materi tentang Sistem Penjaminan Mutu UII, Metode dan Teknik Audit serta mendemonstrasikan bagaimana AMI untuk program studi dilakukan secara On Line dengan menggunakan system informasi manajemen audit mutu internal (SIM AMI). Untuk mengoptimalkan hasil pelatihan tersebut maka peserta akan dimagangkan dengan terjun mengikuti proses audit mutu internal kinerja akademik mendampingi Auditor utama yang berlangsung awal bulan November 2015 ini.

Setelah berakhirnya rangkauan proses pelatihan dan magang audit ini, diharapkan para auditor baru tersebut telah siap untuk diterjunkan dalam proses Audit Kinerja Akademik maupun Kinerja Unit periode berikutnya .(BS)

Matangkan Persiapan AMI, BPM Selenggarakan Refreshing Auditee dan Auditor

IMG_1909Dalam rangka mematangkan persiapan Audit Mutu Internal Kinerja Akademik tahun 2015, Badan Penjaminan Mutu (BPM) melaksanakan kegiatan Refreshing Auditee dan Auditor. Kegiatan yang dilaksanakan pada penghujung bulan Oktober ini tepatnya tanggal 27-28 Oktober 2015 di Gedung Kuliah Umum (GKU) Prof. Dr. Sardjito dari jam 09.00 s.d 15.00 wib.

Refreshing hari pertama diperuntukkan bagi Auditee yang terdiri dari Ketua dan Sekretaris Program Studi di lingkungan UII. Kegiatan dihari pertama ini dimaksudkan untuk merefresh kembali terhadap item-item borang AMI yang mengadopsi Item-item dalam borang akreditasi program studi.  Kegiatan ini juga untuk lebih memfalierkan penggunaan  Sistem Infoprmasi Manajemen Audit Mutu Internal (SIM-AMI) kepada pimpinan Prodi dalam pelaksanaan AMI tersebut.

Kegiatan hari kedua diperuntukkan bagi Auditor. Auditor yang akan diterjunkan dalam AMI tahun ini sebanyak 46 orang untuk melaksanakan audit di lingkup Fakultas, Prodi, Laboratorium, Pusat-pusat pendukung dan departemen.   Penjelasan teknik pelaksanaan AMI untuk masing-masing kelompok penugasan auditor dibagi dalam beberpa sesi. Untuk Auditor khusu Prodi S-1 sudah menggunakan SIM AMI atau secra on-line sedangkan untuk kelompok unit lainnya masih menggunakan system off line.

Kegiatan yang dilaksanakan selama dua hari tersebut juga dimanfaatkan oleh BPM untuk menjaring masukan baik dari auditee maupun auditor terkait audit yang akan dilaksanakan mulai tanggal 3 November mendatang. Kegiatan refreshing tersebut juga sebagai sarana sosialisasi bagi BPM apabila ada teknik ataupun pendekatan baru dalam audit yang dilaksanakan di UII baik Audit Kinerja Akademik maupun Kinerja Unit. (BS)

BPM UII Selenggarakan Pelatihan Sistem Penjaminan Mutu untuk STPPM dan Akindo Yogyakarta

AkindoBadan Penjaminan Mutu (BPM) Universitas Islam Indonesia menyelenggarakan Pelatihan Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi pada tanggal 29 hingga 30 September 2015 di Ruang Pelatihan BPM untuk dua institusi perguruan tinggi. Pelatihan tersebut dilaksanakan atas permintaan dari beberapa perguruan tinggi yang kemudian dilaksanakan secara bersamaan. Pelatihan tersebut diikuti oleh Sekolah Tinggi Penyuluhan Pertanian Yogyakarta dan Akademi Informasi Indonesia Yogyakarta. Dalam pelatihan tersebut disampaikan materi tentang SPM Perguruan Tinggi yang telah mengadopsi peraturan Dikti yang terbaru serta bagaimana peran pengawalan SPM-PT dengan ISO 9001 beserta perangkat dokumentasi pendukungnya.

Menurut Dr. Sefriani selaku Kepala Bidang Pelatihan dan Kerjasama, pelatihan ini adalah salah satu perwujudan dari visi UII yang Rahmatan Lil A’lamin di dalam transfer of knowledge tentang implementasi Sistem Penjmainan Mutu. Pelatihan yang dilaksanakan selama dua hari tersebut memaparkan materi tentang SPM-PT yang telah diupdate dengan peraturan terbaru serta bagaimana peran pengawalan oleh system manajemen ISO 9001, penyusunan perangkat dokumentasi, penyusunan dan pengukuran perangkan indicator kinerja dan audit mutu internal. Dalam pelatihan tersebut disinggung bagaimana implementasi SPM dengan ISO versi terbaru yakni ISO 9001:2015. Pelatihan tersebut juga dikemas secara berimbang antara konsep dan praktek.

Harapan dari pelaksanaan pelatihan ini adalah para peserta ketika kembali ke institusinya telah memiliki pengetahuan dan prangkat SPM yang telah disusun melalui praktek untuk dapat diimplementasikan di institusinya. (BS)

BPM UII Menjadi Associate Member of Association of Quality Assurance Agencies of The Islamic World (AQAAIW)

Logo AQAAIWSesuai dengan visi UII Rahmatan Lil’alamin dan komitmen terhadap kesempurnaan (keuanggulan) serta dalam rangka turut memajukan kualitas pendidikan yang berlandaskan prinsip-prinsip keislaman, maka Universitas Islam Indonesia melalui Badan Penjaminan Mutu mengajukan untuk menjadi Associate Member pada Association of Quality Assurance Agencies  of The Islamic World (AQAAIW).

Proses pengajuan sebagai associate member of AQAAIW sendiri  dimulai sejak bulan Mei 2015 dengan terlebih dahulu menyiapkan dokumen persyaratan keanggotaan, untuk selanjutnya dijadikan bahan kelengkapan meminta rekomendasi dari Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) untuk diajukan kepada President of AQAAIW di kantor pusatnya di Bahrain.  Pada awal Agustus 2015 UII telah menerima tembusan dari BAN-PT yang merekomendasikan  bahwa UII adalah universitas Islam swasta tertua di Indonesia dan memiliki akreditasi perguruan tinggi “A” dan layak untuk sebagai associate member of AQAAIW.  Sebagai tindak lanjut dari diterimanya rekomendasi tersebut, Badan Penjaminan Mutu mengirimkan application letter yang dilampiri dengan dokumen-dokumen pendukungnya baik via email maupun via pos ke AQAAIW di Bahrain.

Akhir dari proses pengajuan tersebut membuahkan hasil yakni pada tanggal 31 Agustus 2015 telah diterima email dari AQAAIW bahwa UII telah disetujui untuk menjadi associate member of AQAAIW.  Mengawali aktivitas keanggotaan UII dalam AQAAIW, maka Rektor UII telah diundang untuk menghadiri IQA Forum and Roundtable Meeting yang difasilitasi oleh National Accreditation Agency for Higher Education (NAAHE) pada tanggal 6 – 7 Oktober 2015 di Jakarta.

Dengan telah bergabungnya UII sebagai anggota AQAAIW diharapkan akan memperkaya pengetahuan dan memperluas wawasan tentang penjaminan mutu pendidikan tinggi dalam dunia Islam.  Seiring berjalannya waktu, tentu saja diharapkan UII dapat memberikan kontribusi positif bagi AQAAIW dalam pengembangan penjaminan mutu pendidikan tinggi Islam di tingkat internasional. (Kym,Bs)

UII Bersama Lima PTN di Indonesia Mengikuti International Workshop of Internal Quality Assurance di Potsdam German

Foto Postdam 1Peningkatan mutu secara berkelanjutan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam rangkaian implementasi sistem penjaminan mutu Perguruan Tinggi.  Badan Penjaminan Mutu UII senantiasa berupaya melakukan pengembangan mutu, salah satunya dengan mengikuti pelatihan Penjaminan Mutu.  Awal kepengurusan BPM periode 2014 – 2018, berdasarkan saran dari pengurus periode 2010 – 2014, dibuatlah mini proposal untuk mendapatkan hibah pelatihan penjaminan mutu internal Perguruan Tinggi oleh ASEAN Quality Assurance Network (AQAN) bekerjasama dengan ASEAN University Network (AUN), German Academic Exchange Service (DAAD), European Association for Quality Assurance in Higher Education (ENQA), German Rectors’ Conference (HRK), SEAMEO Regional Centre for Higher Education and Development (SEAMEO RIHED), dan University of Potsdam.  Hibah yang diterima BPM UII bersama lima PTN dari Indonesia yaitu Undip, UB, Unpad, Unsyiah, & Polban, dan beberapa PT di Asia Tenggara ini, berupa keikutsertaan dalam workshop Internal Quality Assurance.  Kegiatan workshop ini diselenggarakan sebanyak 5 (lima) kali, yang dimulai pada Nopember 2014 di Potsdam Jerman dengan diikuti oleh Pimpinan Perguruan Tinggi penerima hibah. Selanjutnya Februari 2015 di Kuala Lumpur dan Juli – Agustus 2015 kembali di Potsdam dengan peserta Pimpinan Penjaminan Mutu Universitas peserta pelatihan.

Foto Postdam 2Pada workshop kedua ini, telah dipelajari berbagai hal khususnya yang berkaitan dengan penyusunan alat dan metode pengukuran proses penjaminan mutu internal, serta alat pengukuran untuk pengajaran dan pembelajaran.  Beberapa universitas yang dikunjungi seperti Universitat of Potsdam, Technical University of Applied Sciences Wildau, University of Applied Science Potsdam, serta universitas asal dari Pemateri seperti dari National University of Singapore, National University of Malaya, University of Oldenburg, University of Magdeburg, dan University of Economics and Business Austria, menyampaikan bahwa mereka menggunakan komponen akreditasi institusi sebagai acuan utama dalam penjaminan mutu internal.  Sebagian dari universitas tersebut mempunyai bidang sendiri yang mengurus akreditasi baik akreditasi internal maupun eksternal.  Alhamdullilah aktivitas BPM UII sudah melampaui dari aktivitas SPM yang ada di beberapa universitas yang dikunjungi dan ataupun universitas peserta pelatihan.  Pelajaran penting dan berharga yang diperoleh dari pengalaman implementasi penjaminan mutu dari berbagai universitas, pemateri workshop, peserta workshop dan atau universitas yang dikunjungi tersebut adalah adalah tindak lanjut atas hasil evaluasi implementasi sistem penjaminan mutu.  Mereka komitmen menerapkan konsep Plan, Do, Check, dan Act (PDCA) dan menggunakan seluruh informasi yang diperoleh dari evaluasi implementasi SPM sebagai dasar pengambilan kebijakan dan program kerja lebih lanjut untuk kemudian dilaksanakan, diperiksa kembali, dan kembali ditindaklanjuti.  Siklus inilah yang sebaiknya dipertajam implementasinya oleh unit di lingkungan UII. (Kym)